Khi đứng trước một cơ hội việc làm, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể chấp nhận. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến quyết định từ chối, chẳng hạn như “đã nhận được lời mời làm việc khác”, hoặc “không đồng ý với các điều khoản của công ty”.

Vậy làm sao để trả lời lại cho khéo léo, và không gây ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng? Cùng Mintoku Work tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Nên gọi điện hay viết email từ chối nhận việc?

Thời điểm từ chối nhận việc

Có nhiều ứng viên lựa chọn cách im lặng để nhà tuyển dụng ngầm hiểu, nhưng điều này không chỉ bất lịch sự, mà còn thiếu chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh.

Nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn bạn. Do đó, dù đồng ý hay không, bạn cũng nên phản hồi lại qua điện thoại hoặc email càng sớm càng tốt. Các công ty Nhật thường gia hạn thời gian khoảng 1 tuần để bạn suy nghĩ, nên trong lúc này, bạn có thể so sánh những lời mời khác và ra quyết định phù hợp.

Những lưu ý khi từ chối lời mời nhận việc

Thể hiện sự chân thành

Các công ty phải tốn rất nhiều tiền, thời gian, công sức cho hoạt động tuyển dụng. Khi họ chọn bạn, họ cũng từ chối những ứng viên khác. Do đó, hãy bày tỏ lòng biết ơn và gửi lời xin lỗi chân thành khi từ chối nhận việc.

Tất nhiên, điều này không phải bắt buộc, nhưng nó sẽ để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, và họ sẽ liên hệ lại với bạn trong tương lai khi có cơ hội khác phù hợp hơn. 

Đưa ra lý do ngắn gọn

Nhà tuyển dụng thường muốn nghe lý do từ chối của ứng viên để tham khảo và xây dựng quy trình tuyển dụng tốt hơn. Tuy nhiên, bạn không cần nêu lý do cụ thể.

Tham khảo những mẫu câu trả lời ngắn gọn sau:

• 他社からも同時に内定が出ており、そちらの内定を受けることにしたため (Cùng lúc đó, em nhận được lời mời làm việc từ công ty khác, và em đã đồng ý với họ).
• 慎重に今後のキャリアについて検討を重ねた結果、現職にとどまる決断をしたため (Sau khi suy nghĩ cẩn thận về con đường sự nghiệp tương lai, em quyết định giữ nguyên vị trí hiện tại).
• 面接で伺った内容を元に検討をさせていただきましたが、労働条件の面で希望と合致しなかったため (Em đã cân nhắc những gì chúng ta trao đổi trong cuộc phỏng vấn, nhưng điều kiện làm việc không phù hợp với mong đợi của em lắm).

Cấu trúc của email từ chối nhận việc

Cấu trúc chuẩn của email từ chối nhận việc gồm 4 phần:

Tiêu đề

Tiêu đề thư cần ngắn gọn, đúng trọng tâm và dễ hiểu.

Ví dụ: 

内定辞退のご連絡（名前）

Thông báo từ chối lời mời làm việc (tên)

Chào hỏi

Do có nhiều ứng viên, nên nhà tuyển dụng sẽ không nhớ bạn là ai. Hãy giới thiệu tên, gửi lời cảm ơn và thể hiện ý định từ chối của bạn:

Ví dụ:

大変お世話になっております。

内定のご連絡をいただきました〇〇です。

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị rất nhiều.

Em đã nhận được lời mời làm việc. Đây là 〇〇.

Từ chối nhận việc

Nội dung này là quan trọng nhất trong toàn bộ thư, và đòi hỏi bạn phải khéo léo dùng từ ngữ ít gây thù địch.

Ví dụ:

この度は、内定をいただき、誠にありがとうございました。

ご提示いただいた労働条件等も含めて慎重に検討した結果、

他社とのご縁をより強く感じたため、大変恐縮ではございますが、

内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã chọn em.

Sau khi xem xét cẩn thận, đặc biệt là về điều kiện làm việc.

Em xin lỗi vì sự bất tiện này nhưng em nghĩ rằng mình phù hợp với công ty khác.

Vì vậy, em rất tiếc phải thông báo rằng em muốn đã từ chối lời đề nghị này.

Gửi lời cảm ơn

Cuối thư, hãy cảm ơn lần nữa để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự. 

Ví dụ:

内定までに何度も面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、

このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。

また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、

メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

△△△様をはじめ、面接でお世話になった皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

Em thành thật xin lỗi vì đã liên hệ với anh/chị như thế này, dù anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn em nhiều lần trước khi đưa ra đề nghị.

Đáng lẽ em nên đến công ty và trao đổi trực tiếp, nhưng em lại liên hệ qua email. Vì vậy, em rất xin lỗi. 

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh △△△ và tất cả những anh/chị đã giúp đỡ em trong buổi phỏng vấn.

Cuối cùng, em kính chúc công ty mình ngày càng phát triển.

Cách viết email từ chối nhận việc

Mẫu email từ chối lời mời làm việc

件名：

内定辞退のご連絡／毎奈比一郎

本文：

□□株式会社

人事部 ○○様

お世話になっております。毎奈比一郎です。

このたびは、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

このような光栄なお知らせをいただき大変恐縮なのですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

自分の適性や今後のキャリアについてあらためて検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらに入社を決意いたしました。

お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。

本来貴社にお伺いし、直接おわびすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————

毎奈比　一郎　Ichiro Mainabi

〒100-XXXX

Tokyo千代田区一ツ橋X丁目X-X

電話　***-****-****

メール　******@***.com

———————

Tạm dịch:

Chủ đề: Thông báo từ chối lời mời làm việc / Hiichiro Mana

Nội dung:

□□

Gửi anh ○○, Phòng Nhân sự, Công ty TNHH

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh. Em là Hiichiro Mana.

Cảm ơn anh rất nhiều vì đã liên hệ và gửi lời mời nhận việc cho em.

Em thật sự rất tiếc khi nhận được thông báo trân trọng như vậy, nhưng phải viết thư này để thông báo rằng em muốn từ chối lời đề nghị này.

Sau khi cân nhắc lại mong muốn của bản thân và con đường sự nghiệp tương lai, em cảm thấy mình phù hợp với một công ty khác và đã quyết định gia nhập công ty đó.

Em xin lỗi vì sự bất tiện này và xin lỗi vì đã khiến anh mất thời gian quý báu trong lịch trình bận rộn của mình để tuyển dụng em.

Lẽ ra em nên đến thăm công ty của anh và gửi lời xin lỗi trực tiếp, nhưng em rất biết ơn nếu anh có thể thông cảm khi em chỉ tiện liên hệ qua email.

Cuối cùng, em kính chúc quý công ty ngày càng phát triển.

———————

Ichiro Mainabi

100-XXXX

Hitotsubashi X-chome, Chiyoda-ku, Tokyo XX

Điện thoại *********-* ** *

Email *******@***.com

———————

Câu hỏi thường gặp về từ chối lời mời làm việc

Làm sao để xin thêm thời gian suy nghĩ?

Nếu bạn không chắc mình nên chấp nhận hay từ chối lời mời, vì bạn cũng đang trong quá trình phỏng vấn với bên khác, hãy hỏi xem công ty có thể đợi bạn hay không.

Nhưng điều quan trọng là phải đưa ra con số cụ thể về thời gian. Hầu hết công ty chỉ cho phép gia hạn từ vài ngày đến một tuần. 

Nên từ chối qua điện thoại hay email?

Trên thực tế, từ chối một cơ hội việc làm là chuyện rất phổ biến trên thị trường lao động, và các công ty cũng hiểu rõ điều này. Nhưng cần lưu ý, để tránh mất thời gian cho cả đôi bên, hãy phản hồi nhanh nhất có thể ngay khi bạn có quyết định từ chối.

Vì vậy, nếu được, bạn nên lựa chọn hình thức trao đổi qua điện thoại.

Có thể từ chối lời mời sau khi đã chấp nhận hay không?

Không có quy định nào cấm bạn thay đổi quyết định nhận việc của mình, nhưng việc bạn đột ngột từ chối sau khi đã chấp nhận, có thể khiến công ty thiệt hại về thời gian, tiền bạc. 

Trên thực tế, họ đã từ chối nhiều ứng viên khác để trao cơ hội cho bạn, cũng như đầu tư nguồn lực để chuẩn bị chào đón bạn gia nhập công ty (ví dụ: mua khóa đào tạo). 

Do đó, nếu bạn muốn từ chối sau khi đã chấp nhận, hãy giải thích lý do thuyết phục và gửi lời xin lỗi chân thành. Tuy nhiên, tốt nhất vẫn là nên tránh để trường hợp này xảy ra.

Kết luận

Từ chối nhận việc chưa bao giờ là điều dễ chịu với cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Do đó, hãy khéo léo và lịch sự, để tránh gây ấn tượng xấu, cũng như đánh mất những cơ hội tốt trong tương lai bạn nhé!

Hy vọng với những thông tin hữu ích trên, các bạn có thể viết thư từ chối nhận việc chuẩn chỉnh và sớm tìm thấy công ty phù hợp với mình.