Những người nước ngoài khi sang Nhật làm việc vốn đã gặp nhiều khó khăn như cường độ làm việc cao, nhiều nguyên tắc, lễ nghi mới lạ, không thông thạo tiếng Nhật,… Nhưng thách thức lớn nhất luôn là việc không hiểu rõ luật của Nhật Bản, dẫn đến mỗi khi muốn “nhảy việc”, thì công ty cũ không chấp nhận, hoặc đòi phạt đền bù hợp đồng,.

Thủ tục chuyển việc ở Nhật Bản trải qua nhiều bước

Quả thật, “trăm ngàn nỗi lo” như thế khiến nhiều bạn trẻ e ngại trước việc tự quyết định tương lai của mình, và bỏ lỡ những cơ hội quý giá. Vậy thủ tục chuyển việc ở Nhật đúng luật diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu để áp dụng nhé!

Chuẩn bị gì trước khi xin nghỉ việc ở công ty cũ?

Để chuyển việc thành công, bạn không thể thiếu một tinh thần vững vàng và kế hoạch tỉ mỉ.

Hai yếu tố quan trọng cần cân nhắc trước khi chuyển việc là: visa và sinh hoạt phí.

Kiểm tra thời hạn visa

Thời hạn lưu trú của visa sẽ không thay đổi nếu bạn chuyển việc trong cùng ngành. Tuy nhiên, quyết định chuyển sang một công việc mới, nằm ngoài phạm vi cho phép của tình trạng cư trú hiện tại, sẽ đòi hỏi bạn phải làm thủ tục chuyển đổi tình trạng cư trú ở Cục Xuất nhập cảnh.

Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ và chỉ chuyển việc khi visa còn hiệu lực ít nhất 6 tháng. Bởi vì nếu trong vòng 3 tháng kể từ thời điểm nghỉ việc, mà bạn không tìm được công việc mới, visa của bạn (dù còn hạn rất dài) vẫn sẽ bị vô hiệu và bạn sẽ bị xem như cư trú bất hợp pháp ở Nhật.

Chi phí sinh hoạt

Theo quy định, bạn không được phép đi làm thêm (baito) sau khi đã nghỉ việc tại công ty và đang trong thời gian tìm việc mới. Do đó, để đảm bảo cuộc sống, hãy chuẩn bị một khoản tiết kiệm dự phòng vừa đủ nhé!

Tuy nhiên, cách chắc chắn hơn là bạn có thể tìm việc mới trước. Sau khi chắc chắn đã thành công, bạn hãy nộp đơn xin nghỉ việc.

Tiết kiệm tiền trước khi chuyển việc ở Nhật

Quy trình xin nghỉ việc tại công ty Nhật

Bước 1: Thông báo về quyết định xin nghỉ việc

Hai cách phổ biến để thông báo quyết định xin nghỉ là: gửi email hoặc trao đổi trực tiếp với phòng nhân sự và cấp trên của bạn.

Tuy nhiên, lời khuyên là bạn nên trao đổi trực tiếp. Điều này giúp đôi bên hiểu rõ hơn về lý do và nguyện vọng khi nghỉ việc. Hơn nữa, bạn cũng có thể thương lượng để rút ngắn thời gian nghỉ việc.

Ở bước này, nhiều bạn thường thắc mắc là “nên thông báo nghỉ việc trước bao lâu?”. Thực tế, thời gian nghỉ việc sẽ khác nhau tùy từng công ty và tùy vào hình thức làm việc của bạn. Để tuân thủ đúng luật, bạn phải căn cứ vào hợp đồng đã ký trước đó.

Đối với nhân viên chính thức

Hợp đồng làm việc của nhân viên chính thức thường là vô thời hạn. Công ty sẽ không thể đuổi việc bạn trừ phi có lý do chính đáng (nếu vi phạm, họ cần cung cấp khoản bồi thường cho người lao động).

Ngược lại, nhân viên có thể xin nghỉ việc bất cứ khi nào họ muốn, nhưng phải báo trước. Luật Lao Động quy định thời gian báo trước là ít nhất 14 ngày. Nhưng đa phần các công ty sẽ yêu cầu 30 ngày để kịp tuyển dụng, đào tạo người mới.

Đối với nhân viên hợp đồng

Thời hạn làm việc của nhân viên hợp đồng được quy định trước (thường từ 1 – 3 năm). Và trừ khi có lý do đặc biệt, công ty không được quyền kết thúc hợp đồng trước thời hạn đã thỏa thuận. Mặt khác, người lao động cũng không thể đơn phương thôi việc trước thời hạn trong vòng 1 năm đầu làm việc, trừ trường hợp bất khả kháng như công ty phá sản, người lao động bệnh nặng,…

Sau 1 năm, bạn có thể xin thôi việc bình thường (dù hợp đồng đã ký là 3 năm), nhưng vẫn phải báo trước với công ty 30 ngày (hoặc sớm hơn tùy thỏa thuận).

Lưu ý: Hợp đồng của những bạn thực tập sinh tương tự như của nhân viên hợp đồng. Do đó, khi nghỉ việc, bạn cũng phải tuân thủ đúng, chỉ xin nghỉ sau 1 năm gắn bó và phải báo trước.

Bước 2: Nộp đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc có thể viết ngang hoặc dọc, viết tay hoặc đánh máy đều được. Khi viết xong, bạn bỏ đơn vào phong bì in dòng chữ “退職願 (たいしょくねがい)”.

Tham khảo mẫu đơn xin nghỉ việc dưới đây.

Kinh nghiệm chuyển việc ở Nhật – Mẫu đơn xin thôi việc

Bước 3: Thông báo ngày cuối cùng đến công ty

Ngày làm việc cuối cùng sẽ tùy bạn thỏa thuận với phòng nhân sự, cấp trên, và tính từ lúc bạn nộp đơn xin thôi việc. Nếu bạn vẫn còn ngày nghỉ phép trong năm chưa dùng (không tính thứ Bảy/Chủ Nhật/Lễ), bạn có thể trừ ngược vào để nghỉ việc sớm hơn thời hạn dự kiến.

Bước 4: Trả lại các giấy tờ cần thiết cho công ty

Trong những ngày làm việc còn lại ở công ty, bên cạnh trách nhiệm bàn giao công việc cho người mới, bạn cũng phải hoàn trả các món đồ công ty cho mượn như: máy tính, thẻ nhân viên, danh thiếp, đồng phục,… Và quan trọng nhất là thẻ bảo hiểm y tế. Khác với Việt Nam, thẻ bảo hiểm y tế thuộc quyền sở hữu của công ty.

Bước 5: Nhận lại những giấy tờ quan trọng từ công ty

Khi nghỉ việc, công ty sẽ trả lại cho bạn một số giấy tờ. Bạn kiểm tra xem đã nhận đủ như danh sách dưới đây chưa nhé.

• Sổ lương hưu (年金手帳): Tùy từng công ty có thể sẽ phát sổ này cho nhân viên khi mới vào làm hoặc công ty giữ giúp.
• Giấy chứng nhận thôi việc (離職票 hoặc 退職証明書): Đây không phải loại giấy tờ bắt buộc, nên chỉ khi nào bạn yêu cầu, công ty mới cung cấp. Nếu bạn dự định xin trợ cấp thất nghiệp, thì giấy này rất cần thiết.
• Thẻ chứng nhận tham gia bảo hiểm lao động(雇用保険被保険者証): Công ty thường giữ giấy này để làm thủ tục đóng bảo hiểm cho bạn, và sẽ trả lại khi bạn nghỉ việc.
• Bảng tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票): Bảng tổng kết này sẽ do công ty làm và gửi cho bạn sớm hoặc 1 tháng sau ngày nghỉ việc, tùy vào ngày nhận lương cũng như ngày làm việc cuối cùng của bạn. Trên giấy tổng kết thu nhập và thuế sẽ ghi nhận toàn bộ thu nhập một năm, thuế đã khấu trừ, bảo hiểm đã đóng,… Điều này nhằm giúp công ty mới của bạn điều chỉnh thuế cuối năm.

Lời kết

Bài viết này đã hướng dẫn chi tiết những thủ tục chuyển việc ở Nhật mà ai cũng nên biết. Có lẽ, với những thông tin trên, các bạn cũng hình dung được những gì cần làm tiếp theo. Tuy nhiên, sau khi chuyển việc thành công, đừng quên thông báo ngay với Cục Xuất Nhập Cảnh về việc chuyển việc mới trong vòng 14 ngày, để tránh gặp rắc rối ở lần gia hạn visa tiếp theo bạn nhé!

Cần tư vấn về chuyển việc ở Nhật, liên hệ ngay Minna No Tokugi