Chữ ký điện tử có thể là chữ ký viết tay dưới dạng hình ảnh, hoặc con dấu, dùng khi giao dịch hợp đồng và cho các loại tài liệu nội bộ trong công ty.

Trong bài viết này, Mintoku Work sẽ giải thích khái niệm, mục đích và cách sử dụng chữ ký điện tử ở Nhật.

Chữ ký điện tử nội bộ có thể dùng trong giao kết hợp đồng

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (電子サイン) có chức năng tương tự như chữ ký hay con dấu được thể hiện trên hợp đồng giấy.

Theo phương thức truyền thống, hai bên sẽ ký kết và đóng dấu vào hợp đồng bằng giấy, đảm bảo rằng đã giao kết, đồng ý tuân thủ các thỏa thuận chung.

Tuy nhiên, trong các hợp đồng trao đổi dữ liệu điện tử (online) thì không thể ký, đóng dấu bằng bút bi, con dấu bình thường, mà thay vào đó, phải sử dụng bút cảm ứng, con dấu điện tử,… Lúc này, các hình thức xác nhận, đồng ý được gọi là chữ ký điện tử.

Mục đích của chữ ký điện tử

Bên cạnh chữ ký viết tay trên máy tính bảng, laptop, điện thoại,… chữ ký điện tử còn xuất hiện dưới hình thức xác minh danh tính qua điện thoại hoặc email, xác thực sinh trắc học bằng dấu vân tay, giọng nói, đóng dấu online,…

Hiện nay, chữ ký điện tử đều được mã hóa bằng công nghệ bảo mật tiên tiến như mật mã hóa khóa công khai hay “hash function” (hàm băm).

Công nghệ bảo mật nhằm gây khó khăn cho việc giả mạo hoặc mạo danh, và chứng minh giá trị pháp lý của văn bản. Mặt khác, để chứng minh danh tính của người ký tài liệu điện tử, chữ ký điện tử thường có kèm theo dữ liệu nhận dạng được phát hành.

Chữ ký điện tử có thể sử dụng trong trường hợp nào?

Chữ ký điện tử có thể thay thế cho chữ ký hay đóng dấu trên văn bản giấy. Các tài liệu được phép dùng chữ ký điện tử là:

Về hợp đồng:

• Các giấy tờ liên quan đến nhân sự/lao động như hợp đồng lao động.
• Hợp đồng gia công kinh doanh và thỏa thuận về bảo mật.
• Hợp đồng liên quan đến giao dịch thương mại như hợp đồng mua bán, thỏa thuận giao dịch cơ bản.
• Hợp đồng liên quan đến bất động sản như hợp đồng mua bán, cho thuê đất.
• Hợp đồng vay mượn tiền.
• Hợp đồng liên quan đến quản lý công ty như thỏa thuận sáp nhập, chuyển nhượng cổ phần,…

Về giấy tờ khác:

• Hóa đơn, biên lai,…
• Thủ tục nội bộ.

Chữ ký điện tử cá nhân mang giá trị pháp lý khi giao dịch

Ưu điểm của chữ ký điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử giúp mang lại các lợi ích sau:

• Giảm chi phí soạn thảo văn bản, in ấn, gửi tài liệu hoặc đến thăm đối tác kinh doanh.
• Loại bỏ thuế trước bạ (印紙税) – một loại thuế đánh vào các tài liệu như hợp đồng, biên lai,… liên quan đến các giao dịch kinh tế dựa trên Đạo luật Thuế tem (印紙税法), bởi vì tài liệu online không được xem là “tạo ra một tài liệu”.
• Trao đổi và gửi tài liệu online, cũng giúp việc quản lý, lưu trữ trên máy tính hoặc đám mây dễ dàng hơn, giảm nguồn nhân lực làm công việc quản lý.
• Tiết kiệm thời gian gửi, nhận và chờ phê duyệt tài liệu.
• Hỗ trợ cho hình thức làm việc từ xa, giờ giấc linh hoạt.
• Đảm bảo tính nguyên bản cho tài liệu, tránh việc bị phai mờ theo thời gian.
• Tính bảo mật cao, giảm rủi ro bị mất hoặc giả mạo tài liệu.

Nhược điểm của chữ ký điện tử

• Không thể áp dụng với một số hợp đồng bắt buộc phải lập thành văn bản như hợp đồng ủy thác quản lý chung cư, hợp đồng thuê đất/thuê nhà có thời hạn, môi giới bất động sản,…
• Dù số lượng công ty chấp nhận hợp đồng điện tử ngày càng tăng, nhưng một số công ty vẫn không chấp nhận điều đó. Vì vậy, bạn cần trao đổi với đối tác kinh doanh, trước khi hai bên ký kết.
• Việc gửi và xác nhận các tài liệu online còn tùy thuộc vào quy trình hoạt động, cũng như mức độ quen thuộc của các nhân viên trong công ty. Một số người lớn tuổi có thể không sử dụng thành thạo chữ ký điện tử.

Lưu ý khi thực hiện chữ ký điện tử

Kiểm tra khi sử dụng lần đầu tiên

Trước khi sử dụng chữ ký điện tử lần đầu tiên, hãy nhớ kiểm tra trước, để chắc chắn không xảy ra sự cố, như chữ ký đó hết hạn, hoặc không thể chứng minh được tính xác thực của tài liệu. 

Nếu chữ ký điện tử đã hết hạn, thì sẽ không có giá trị pháp lý và không còn ý nghĩa gì.

Chữ ký điện tử an toàn nên có thể thay thế cho chữ ký trên giấy

Bảo mật chữ ký điện tử

Thông thường, chữ ký điện tử có những tính năng bảo mật, mà chỉ người sở hữu mới có thể mở khóa. Vì vậy, bạn không nên để khóa rơi vào tay người khác, vì họ có thể dùng nó cho mục đích xấu (như mạo danh bạn vay tiền, ký hợp đồng phi pháp,…).

Không thể thay đổi ngày ký kết

Chữ ký điện tử được đóng dấu thời gian để đảm bảo chính xác ngày giờ ký. Và đó là dữ liệu được lưu tự động tại thời điểm ký.

Về nguyên tắc, việc ghi lùi (chuyển đến ngày đã qua ngày ký) là không thể.  Vì vậy, hãy kiểm tra hợp đồng một lượt trước khi ký nhé!

Cách tạo chữ ký điện tử

• Chụp chữ ký viết tay và lưu dưới dạng hình ảnh: Bạn có thể viết chữ ký lên giấy, sau đó, sử dụng điện thoại thông minh để chụp lại ảnh, hoặc dùng máy quét. Khi ký tài liệu online, bạn dán hình ảnh vào file tài liệu (Word, PDF,…). Hình ảnh chữ ký này là chữ ký điện tử, nhưng có điểm yếu về bảo mật, nên có thể không phù hợp với những hợp đồng quan trọng.
• Dịch vụ cung cấp chữ ký điện tử: Hiện nay, có nhiều nền tảng cung cấp chữ ký điện tử như GMO Sign, freeeSign, CloudSign,… Bạn có thể tạo chữ ký điện tử một cách hiệu quả và an toàn, nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật, bằng cách tạo và lưu trữ chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa. Hãy so sánh chi phí và tính năng để lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất nhé!

Lời kết

Trong bối cảnh Công nghệ thông tin phát triển, chữ ký điện tử được ứng dụng nhiều vào đời sống.

Tuy nhiên, để nó có hiệu quả và có giá trị về mặt pháp lý, cần phải chứng minh được đó là chữ ký chính chủ, được sự nhất trí của các bên tham gia, dữ liệu về người ký và thời gian ký.