Khi đột nhiên cảm thấy không khỏe (như bị sốt, cảm, đau bụng,…), nhiều người thường thấy phân vân không biết nên cố gắng đi làm hay xin nghỉ, và quan trọng nhất là trình bày lý do xin nghỉ phép như thế nào cho hợp lý, thuyết phục?

Trong bài viết lần này, Mintoku Work sẽ hướng dẫn bạn các cách xin nghỉ phép bằng tiếng Nhật. Cùng tham khảo nhé!

Bị ốm là lý do xin nghỉ phép tiếng Nhật dễ được chấp nhận

Những điểm cần lưu ý khi nghỉ ốm ở công ty

Dù chỉ nghỉ việc 1 – 2 ngày do vấn đề sức khỏe, bạn cũng nên lưu ý những điểm sau để không gây ảnh hưởng đến người khác.

Bàn giao công việc

Bạn có thể tạm thời bàn giao cho đồng nghiệp khác. Đừng quên thông báo trước với sếp, những người làm chung nhóm (team), bộ phận khác, đối tác, khách hàng,… nhằm tránh gây ra sự ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Thông báo ngay khi tình trạng của bạn phục hồi tốt

Nếu các triệu chứng bệnh của bạn dần ổn định và có thể đi làm vào ngày hôm sau, hãy liên hệ ngay với cấp trên, quản lý trực tiếp của bạn.

Tuy nhiên, nếu bác sĩ yêu cầu nhập viện sau khi khám bệnh, bạn cũng phải thông báo với cấp trên để họ sắp xếp công việc tại công ty.

Cân nhắc đến phương án làm việc tại nhà

Đối với những công ty có chính sách làm việc tại nhà, hãy cân nhắc lựa chọn phương án này khi tình trạng bệnh không quá nặng. Như vậy, bạn sẽ không cần đến văn phòng, mà vẫn có thể linh hoạt sắp xếp thời gian điều trị bệnh.

Tuy nhiên, những người có triệu chứng nặng như sốt cao, thường khó tập trung 100% cho công việc, dễ dẫn đến mắc sai lầm.

Về cơ bản, hãy xem xét tình trạng thể chất, suy nghĩ về những gì bạn có thể làm và trao đổi thêm với sếp.

Thay vì xin nghỉ phép, bạn có thể xin làm việc tại nhà

Ví dụ mẫu câu xin nghỉ ốm bằng tiếng Nhật

Liên lạc qua điện thoại

Bởi vì cấp trên của bạn rất bận, nên để xin nghỉ ốm qua điện thoại thành công, bạn chỉ cần giải thích tình huống ngắn gọn và yêu cầu xin nghỉ, cũng như bàn giao công việc.

Đối với quá trình bàn giao, nếu được, hãy gửi nội dung chi tiết dưới dạng văn bản (qua email) thay vì lời nói.

Cuối cùng, cố gắng thông báo cho cấp trên nhanh nhất có thể về khả năng hồi phục, và thời điểm mà bạn có thể quay lại làm việc.

• Ví dụ 1:

おはようございます。

今朝方から熱があり、本日は出勤が難しい状況です。大変申し訳ないのですが、本日は休みを頂いてもよろしいでしょうか。業務引き継ぎに関しては、のちほどメールで連絡いたします。

本日、通院をする予定なので、明日には復帰できる予定です。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

Chào buổi sáng,

Từ sáng giờ, tôi bị sốt cao nên không thể đi làm nỗi. Tôi rất xin lỗi anh/chị, nhưng tôi có thể xin nghỉ làm hôm nay không? Về việc bàn giao công việc, tôi sẽ liên hệ qua email sau.

Hôm nay tôi có lịch khám tại bệnh viện, nên dự kiến ngày mai, tôi mới có thể quay lại làm việc. Tôi vô cùng xin lỗi vì gây ra bất tiện này và cảm ơn anh/chị vì đã thông cảm cho tôi.

• Ví dụ 2:

おはようございます。□□（自分の名前）です。○○部長はいらっしゃいますか？

○○部長、おはようございます。昨夜遅くから発熱しまして、今も熱が38.3℃あります。申し訳ありませんが、本日はお休みいたします。今日は特に引き継ぐ業務はございません。病院に行き、感染症などの場合は本日中にまたご連絡差し上げます。

Chào buổi sáng. Đây là □□ (tên của bạn). Giám đốc ○○ có ở đây không? 

Chào buổi sáng, Giám đốc ○○. Tôi bị sốt từ giữa đêm qua và nhiệt độ vẫn còn cao (khoảng 38,3 độ C).

Vâng, tôi xin lỗi, nhưng hôm nay tôi muốn xin nghỉ. Tôi không được giao nhiệm vụ cụ thể nào vào hôm nay. Bây giờ, tôi dự tính sẽ đến bệnh viện và nếu bị nhiễm trùng, tôi sẽ liên lạc lại với anh/chị ngay.

Hội thoại xin nghỉ phép tiếng Nhật qua điện thoại

Liên lạc qua email

Bên cạnh việc liên lạc qua điện thoại, bạn có thể chọn cách gửi email cho cấp trên. Như vậy, cấp trên cũng dễ nắm bắt tình hình, và phân công công việc phù hợp hơn.

Hình thức gửi email nên áp dụng, khi bạn đoán trước được bệnh tình, khả năng phải xin nghỉ hoặc bạn đã đặt lịch khám chữa bệnh từ sớm.

Tham khảo các mẫu email xin nghỉ ốm như sau:

• Ví dụ 1:

〇〇課長（上司）

おはようございます。〇〇課の〇〇（氏名）です。

先ほど電話をかけましたが、つながらなかったためメールにて失礼いたします。

本日の勤務ですが、朝方から発熱があり、出勤が難しい状況です。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、休みをいただけますでしょうか。

本日の業務予定と引き継ぎは、次のとおりです。

1. ◯◯◯
2. ◯◯◯

午前中に通院し、明日には復帰できるようにいたします。

よろしくお願いいたします。

Gửi quản lý bộ phận 〇〇,

Chào buổi sáng. Đây là 〇〇 (tên) từ bộ phận 〇〇.

Lần trước, tôi đã gọi cho anh/chị, nhưng không liên lạc được nên tôi rất xin lỗi vì chỉ gửi thông báo qua email.

Hôm nay là ngày làm việc bình thường của tôi, nhưng từ sáng đến giờ, tôi bị sốt không ngừng, nên khó có thể đi làm được.

Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng liệu anh/chị có thể cho phép tôi xin nghỉ một ngày được không?

Lịch làm việc và chi tiết bàn giao hôm nay như sau.

1. ◯◯◯
2. ◯◯◯

Tôi sẽ đến bệnh viện vào buổi sáng và có thể trở lại công ty vào ngày mai.

Tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của anh/chị.

• Ví dụ 2:

件名 体調不良のため本日お休みいたします（〇〇部〇〇〇〇）

〇〇部長

おはようございます。〇〇〇〇です。

昨晩から発熱し、今朝も〇〇℃まで熱が上がっているため、本日は休ませていただけないでしょうか。直接電話できず大変申し訳ございませんが、何卒ご了承ください。

なお、今日対応予定だった〇〇については、〇〇さんに引き継ぎをお願いする予定です。この後チャットで〇〇さんに詳細を伝えます。昼前に内科を受診予定なので、状況が分かりましたら改めてご連絡いたします。明日以降の勤務については、別途相談させてください。

〇〇部の皆さんにはご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇部

〇〇〇〇

メール：〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇〇

Gửi quản lý 〇〇,

Chào buổi sáng. Tôi là 〇〇〇〇.

Tôi bị sốt từ tối qua và sáng nay, thân nhiệt đã tăng lên 〇〇 oC. Vì vậy, hôm nay, tôi muốn xin phép nghỉ một ngày được không ạ? Tôi xin lỗi vì đã không gọi điện thoại trực tiếp cho anh/chị, nhưng tôi rất biết ơn sự thông cảm của anh/chị.

Về công việc 〇〇 cần ​​xử lý trong hôm nay, tôi dự định sẽ nhờ ông 〇〇 tiếp quản. Bây giờ, tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho ông〇〇 qua tin nhắn.

Tôi sẽ ​​gặp bác sĩ nội khoa trước buổi trưa nên tôi sẽ liên hệ lại với anh/chị ngay khi biết tình hình. Vui lòng liên hệ riêng với tôi về công việc từ ngày mai trở đi.

Tôi rất xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra cho mọi người trong câu lạc bộ 〇〇 và tôi xin chân thành cảm ơn sự thông cảm của anh/chị.

Bộ phận 〇〇

〇〇〇〇

Email: 〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇

Lời kết

Đôi khi, nghỉ phép là điều không thể tránh khỏi trong công việc. Ngoài những lý do liên quan đến thể chất của bạn, những trường hợp như con cái/người thân đau ốm, đám tang, đám cưới,… cũng ngăn cản công việc.

Tùy tình huống, bạn có thể thông báo xin nghỉ qua điện thoại hoặc email, nhưng nên thông báo càng sớm càng tốt. Hơn nữa, việc cung cấp thông tin phải đảm bảo sự chính xác, ngắn gọn, giúp cấp trên dễ dàng phân bổ nhiệm vụ cho những nhân viên khác.