Đơn xin nghỉ việc là thông báo quyết định nghỉ việc chính thức cho công ty, nhằm tránh những hiểu lầm và tranh chấp không cần thiết về sau.

Về cơ bản, loại tài liệu này thường ngắn gọn và không yêu cầu cao về hình thức trình bày. Tuy nhiên, bạn nên tuân thủ cấu trúc cơ bản, để gây ấn tượng tốt, cũng như giúp quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ hơn.

Vậy cách viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật chuẩn là gì? Cùng Mintoku Work tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật

Phân biệt thông báo nghỉ việc, đơn xin nghỉ việc và thư từ chức

Có 3 loại tài liệu thường được sử dụng khi một người muốn xin nghỉ việc ở công ty. Tùy từng thời điểm và tình huống cụ thể, các loại tài liệu này có mục đích khác nhau. Cụ thể:

Thông báo nghỉ việc (退職願)

Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, người ta thường thông báo cho cấp trên, ban lãnh đạo biết ý định qua thư từ, lời nói.

Về cơ bản, đây không phải thủ tục bắt buộc, nên bạn có thể trao đổi bằng miệng, như “〇月△日に労働契約を解除したい” (Tôi muốn chấm dứt hợp đồng lao động vào tháng XX.

Điều này nhằm giúp công ty có thêm thời gian để cân nhắc và xử lý yêu cầu của bạn. Trong khi đó, việc nộp đơn xin nghỉ việc ngay từ đầu có thể là quyết định đột ngột.

Đơn xin nghỉ việc (退職届)

Tương tự như thỏa thuận làm việc, thỏa thuận xin nghỉ việc phải được xác lập bằng văn bản, để tránh những hiểu lầm, tranh chấp về sau. Người lao động không chỉ thông báo bằng lời nói, mà còn phải nộp đơn xin nghỉ việc (do chính bạn viết, ký tên,…).

Hãy kiểm tra quy định của công ty về hình thức, nội dung, thời gian nộp đơn xin nghỉ việc (thường là trước 30 ngày), và tuân thủ đúng. Như vậy, quá trình nghỉ việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

Thư từ chức (辞表)

Thư từ chức cũng giống như đơn xin nghỉ việc, nhưng được áp dụng cho những người đảm nhiệm vị trí quản lý cấp cao, giám đốc, chủ tịch hoặc nhân viên công chức địa phương, trung ương.

Trao đổi bằng miệng trước khi nộp đơn xin nghỉ việc công ty

Những thời điểm nộp đơn xin nghỉ việc hợp lý

Khi quyết định chuyển việc

Nếu bạn đã có định hướng mới trong công việc (như chuyển ngành, chuyển công ty, du học,…), bạn nên sắp xếp thời gian xin nghỉ việc dựa trên thời điểm bạn bắt đầu công việc mới ở nơi khác.

Thông thường, mọi người sẽ xin nghỉ việc trước 30 ngày (nhưng điều này còn tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty). Người lao động sẽ bàn giao công việc trong thời gian này.

Sau khi sử dụng hết ngày nghỉ phép có lương

Nhiều người quyết định sử dụng ngày nghỉ phép có lương còn lại trong năm để nghỉ việc sớm hơn thời hạn.

Tuy nhiên, bạn nên trao đổi ý định này với công ty trước. Điều này giúp tránh gây rắc rối cho đồng nghiệp, đặc biệt khi công ty bước vào mùa bận rộn như lễ, tết,…

Sau khi nhận tiền thưởng

Các công ty Nhật thường cung cấp khoản tiền thưởng lớn cho nhân viên vào dịp hè và đông. Nếu bạn dự định nghỉ việc, hãy đợi đến khi nhận tiền thưởng xong.

Cách viết đơn xin nghỉ việc

Không có quy định chung nào về hình thức trình bày đơn xin nghỉ việc, nên bạn có thể viết theo chiều ngang hoặc chiều dọc (trên khổ giấy A4). Nhưng người Nhật thường viết theo chiều dọc.

Tham khảo bố cục của một đơn xin nghỉ việc dưới đây:

Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật

1. Dòng mở đầu / Tiêu đề

Bạn cần ghi ngay chính giữa trang, với nội dung:

• “退職願” (Đơn xin nghỉ việc)
• Hoặc “退職届” (Thông báo nghỉ việc)

2. Giới thiệu

Ở cuối dòng đầu tiên của văn bản, hãy viết 私儀 (わたくしぎ) hoặc 私事. Nó có nghĩa là vấn đề riêng tư.

3. Lý do nghỉ việc

Nếu nguyên nhân nghỉ việc xuất phát từ chính bạn (như sức khỏe kém, chuyển việc, về nước,…), hãy chọn lọc thông tin để đưa vào, tránh đề cập lý do quá tiêu cực (như công ty bắt tôi tăng ca thường xuyên, mối quan hệ với đồng nghiệp không tốt,…).

Bạn cũng có thể không tiết lộ lý do cụ thể, mà chỉ viết đơn giản là 一身上の都合 (lý do cá nhân). Lúc này, đơn xin nghỉ việc của bạn sẽ được xem là tự nguyện.

Trong một số trường hợp, người lao động nghỉ việc vì công ty phá sản, tái cơ cấu, vi phạm pháp luật,… Khi đó bạn nên viết rõ lý do nghỉ việc như 部門縮小のため (do cắt giảm nhân lực trong bộ phận), 退職勧奨に伴い (công ty yêu cầu nghỉ việc), hoặc cụ thể hơn là:

このたび、▲▲営業所閉鎖に伴う退職勧奨のため、▲▲▲▲年▲月▲日をもって退職いたします。

(Do văn phòng ▲▲ đóng cửa, tôi xin thông báo nghỉ việc kể từ ngày▲ tháng ▲ năm ▲▲▲▲).

4. Ngày nghỉ việc

Ngày nghỉ việc phải căn cứ theo lịch phương Tây. Hãy ghi ngày mà bạn đã thỏa thuận trước với sếp, đồng thời, tuân thủ đúng quy định của công ty (làm đủ số ngày kể từ khi thông báo nghỉ việc).

5. Lời cảm ơn

Cuối đơn xin nghỉ việc, bạn cần khẳng định lại đề nghị của mình và gửi lời cảm ơn lịch sự. Ví dụ:

退職いたしたく〜お願い申し上げます

(Tôi muốn xin nghỉ việc. Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã xem xét).

6. Ngày thông báo

Đây là ngày bạn nộp đơn xin nghỉ việc.

7. Phòng ban và ký tên

Ghi đầy đủ tên bộ phận mà bạn hiện đang làm việc ở công ty. Sau đó, ký tên và đóng dấu.

8. Thông tin người nhận

Ở phần này, bạn viết tên đầy đủ của giám đốc điều hành tổ chức. Đừng quên thêm kính ngữ như Tono (殿) hoặc Sama (様). Ngoài ra, bạn viết tên công ty ở phía trên.

Mẫu đơn xin nghỉ việc và từ chức

Mẫu đơn xin nghỉ việc

• Tải xuống phiên bản trình bày dọc
• Tải xuống phiên bản trình bày ngang

Mẫu thư từ chức

• Tải xuống phiên bản trình bày dọc
• Tải xuống phiên bản trình bày ngang

Lời kết

Ở Nhật Bản, có những nguyên tắc riêng về cách viết đơn xin nghỉ việc. Nếu bạn là người nước ngoài và chưa nắm vững những điều này, hãy nhờ người Nhật kiểm tra giúp. 

Ngoài ra, bạn chỉ nên gửi đơn xin nghỉ việc, sau khi đã trao đổi trước với cấp trên về ý định của mình. Việc nộp đơn xin nghỉ việc đột ngột có thể bị đánh giá là bất lịch sự, thiếu chuyên nghiệp ở môi trường kinh doanh.