Tương tự như căn cước công dân tại Việt Nam, những người sinh sống tại Nhật Bản cũng sở hữu một loại giấy tờ tùy thân, gọi là My Number. Hệ thống này chính thức được áp dụng kể từ tháng 01/2016, để thay thế cho thẻ đăng ký thường trú cơ bản (mà chính phủ ban hành từ năm 2003).

Tất cả những ai lưu trú ở Nhật trên 3 tháng, đều có nghĩa vụ làm thẻ My Number, để xác định danh tính và thuận tiện cho việc quản lý của chính phủ.

Cùng Mintoku Work tìm hiểu thêm về loại thẻ này qua những câu hỏi thường gặp nhé!

Thẻ My Number là gì?

Thẻ My Number (マイナンバーカード) là loại giấy tờ tùy thân, có gắn chip IC, được cấp cho tất cả những người sinh sống tại Nhật Bản (bất kể quốc tịch).

Mục đích của nó là giúp chính phủ quản lý người dân tốt hơn (ví dụ: kiểm tra tình trạng đóng thuế, ngăn chặn các nguồn thu nhập bất hợp pháp,…). Mặt khác, thẻ này cũng đơn giản hóa các thủ tục hành chính, đặc biệt khi khám, chữa bệnh tại bệnh viện.

Trên thẻ My Number có chứa mã ID – gồm 12 chữ số duy nhất, gắn liền với mỗi cá nhân, và có thể cung cấp thông tin như tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ,…

Mẫu thẻ My Number Nhật Bản

Thẻ My Number dùng để làm gì?

Với thẻ My Number, cuộc sống ở Nhật của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là những lợi ích chính mà thẻ My Number mang lại:

• Cho phép hoàn thành thủ tục khai báo thuế online trên Mynaportal
• Hỗ trợ tự kiểm tra tình hình đóng Nenkin, trên Nenkin Net
• Xác minh danh tính trực tuyến dễ dàng, nhờ chip IC gắn trong thẻ
• Có thể dùng thẻ My Number thay cho bảo hiểm y tế (nếu đăng ký trước dịch vụ này và chỉ áp dụng tại các cơ sở y tế, nhà thuốc có gắn nhãn マイナ受付)
• Xem thông tin thuốc, hồ sơ bệnh án, hóa đơn viện phí trên Mynaportal
• Có thể dùng thẻ My Number, để in, copy thẻ cư trú, các loại giấy chứng nhận liên quan đến thuế, hộ khẩu,… bằng máy photocopy, tại cửa hàng tiện lợi (rẻ hơn 100 Yên so với đến tiệm)
• Làm thủ tục nhận trợ cấp, lương hưu,…
• Giúp các thủ tục chuyển nhà của bạn (như thông báo đổi địa chỉ, cắt hợp đồng điện, nước, gas,…) đơn giản hơn
• Dự kiến tích hợp thẻ My Number và bằng lái xe, kể từ cuối năm 2024, giúp việc gia hạn bằng lái có thể thực hiện online

Ưu và nhược điểm của thẻ My Number

Ưu điểm của thẻ My Number

Như đã đề cập ở trên, thẻ My Number giúp cho việc xác minh danh tính, và thực hiện các thủ tục khai báo thuế, khám chữa bệnh,… nhanh hơn. Ngoài ra, thẻ này còn một số lợi ích khác như:

• Không cần gửi thông tin số tài khoản để nhận tiền trợ cấp từ chính quyền địa phương hoặc quốc gia, vì bạn có thể mở tài khoản nhận tiền trên thẻ My Number.
• Nhiều tài liệu, chứng chỉ có thể được cấp tại combini (nếu sử dụng thẻ My Number), như giấy chứng nhận thuế, đăng ký sổ hộ khẩu,…

Nhược điểm của thẻ My Number

Thẻ My Number cũng có một số nhược điểm như:

• Khả năng rò rỉ thông tin cá nhân từ My Number hoặc chip IC (dù các trường hợp này khá hiếm gặp). Tuy nhiên, mặt trước và mặt sau thẻ đều chứa thông tin như tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, ảnh,… Vì vậy, một khi làm rơi, mất, thì việc bị lộ một số thông tin là điều dễ hiểu.
• Thẻ My Number yêu cầu gia hạn định kỳ.

Làm sao để đăng ký thẻ My Number?

Có 2 cách phổ biến để đăng ký thẻ My Number:

Cách 1: Nộp đơn qua đường bưu điện

• Trước tiên, bạn tải mẫu đơn đăng ký làm thẻ My Number tại đây, và phong bì thư tại đây.
• Điền đầy đủ thông tin trên đơn đăng ký, bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại,…
• Dán ảnh thẻ 4.5cm x 3.5 cm (chụp trong vòng 3 tháng gần nhất) lên đơn đăng ký.

Hướng dẫn điền đơn xin làm thẻ My Number

• Bỏ đơn đăng ký vào phong bì, và gửi qua đường bưu điện, đến địa chỉ sau:

〒219-8650

日本郵便株式会社　川崎東郵便局　郵便私書箱第2号

地方公共団体情報システム機構

個人番号カード交付申請書受付センター　宛

Cách 2: Đăng ký online trên máy tính

• Trước tiên, bạn cần chuẩn bị sẵn file ảnh thẻ và mã số đăng ký, gồm 23 số (申請書ID) – bạn có thể xin tại ủy ban hành chính của quận.
• Truy cập đường link đăng ký: https://net.kojinbango-card.go.jp/SS_SERVICE_OUT/FA01S001Action.do
• Bấm xác nhận đồng ý các điều khoản.
• Điền mã ID 23 số của bạn.
• Nhập tên và địa chỉ email.
• Xác thực bằng hình ảnh: nhập các ký tự và bấm xác nhận.
• Kiểm tra lại thông tin và ấn đăng ký.
• Lúc này, hệ thống sẽ gửi email, chứa mật khẩu 4 số cho bạn. Bạn mở email, truy cập vào link kích hoạt, và nhập mật khẩu.
• Upload ảnh thẻ và ấn xác nhận.
• Tích chọn đồng ý với các điều khoản, và bấm đăng ký.
• Nhập ngày tháng năm sinh và bấm xác nhận.
• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin lần nữa, rồi ấn đăng ký.

Cách 3: Đăng ký tại quầy Shiyakusho của Nhật

Ngoài 2 phương pháp trên, bạn có thể chọn cách đăng ký thẻ My Number tại trung tâm hành chính shiyakusho của Nhật. Các bước như sau:

• Đến trực tiếp quầy của tòa thị chính với các giấy tờ cần thiết.
• Điền vào mẫu đơn đăng ký (nhân viên tại Shi sẽ thay bạn cài đặt mã PIN).
• Xác nhận chi tiết đơn đăng ký.
• Nhân viên giải thích về thẻ My Number và quy trình nhận thẻ.
• Chụp ảnh thẻ (miễn phí).
• Trong vòng một đến hai tháng sau, thẻ sẽ được cấp và giao đến tòa thị chính, sau đó, nhân viên sẽ thay bạn nhập số PIN và gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ bạn yêu cầu.
• Nhận thẻ My Number tại nhà.

Thẻ My Number có hết hạn không?

Trên thực tế là có. Thời hạn hiệu lực của thẻ My Number đúng bằng thời gian lưu trú tại Nhật của người nước ngoài. Để kiểm tra ngày hết hạn, bạn xem mặt trước của thẻ.

Thông thường, trước ngày hết hạn của thẻ My Number khoảng 2 – 3 tháng, bạn sẽ nhận được thông báo nhắc nhở từ chính quyền địa phương. Lúc này, hãy chuẩn bị giấy tờ cần thiết (thẻ My Number, giấy thông báo,…) để làm thủ tục gia hạn.

Có hai cách để gia hạn thẻ: bạn có thể làm thủ tục trên điện thoại thông minh bằng cách quét mã QR và đăng ký cấp phát được ghi trên thông báo ngày hết hạn hoặc bạn có thể mang theo các giấy tờ cần thiết và hoàn tất thủ tục tại văn phòng thành phố.

Gia hạn thẻ My Number online

Làm gì khi bị mất thẻ My Number?

Trước tiên, bạn cần ngay lập tức liên hệ với tổng đài My Number (số điện thoại: 0120-95-0178, hoặc 0570-783-578), để yêu cầu tạm dừng các hoạt động liên quan đến thẻ.

Nếu bạn làm mất thẻ khi ra ngoài, bạn cần báo cáo việc mất đồ tại sở cảnh sát địa phương, trước khi tiến hành thủ tục làm lại thẻ. Cảnh sát sẽ cấp cho bạn giấy xác nhận (có chữ ký, số điện thoại, tên người phụ trách,…)

Tiếp theo, hãy tạo một bản sao của giấy xác nhận, và mang nó đến văn phòng thành phố ở nơi sinh sống, để làm các thủ tục xin cấp lại thẻ My Number.

Lưu ý: Đơn đăng ký sẽ bị hủy, nếu trong quá trình làm thủ tục, bạn tìm lại được thẻ.

Phí phát hành thẻ My Number là bao nhiêu?

Nếu đăng ký thẻ My Number lần đầu, bạn sẽ không bị tính phí. Chính sách tương tự, cũng được áp dụng với việc gia hạn thẻ. Tuy nhiên, với những lý do như làm mất hoặc cần thay đổi ảnh trên thẻ, bạn cần nộp 1.000 Yên.

Cập nhật bài viết mới trên Mintoku Work

Mintoku Work không chỉ là nền tảng giới thiệu việc làm (Tokutei, kỹ sư,…) cho người nước ngoài, mà còn chuyên cung cấp hướng dẫn các thủ tục hành chính, cuộc sống,… ở Nhật.

Ngoài ra, những bạn đang ôn thi chứng chỉ Tokutei các ngành, đừng nên bỏ qua kho tàng từ vựng tiếng Nhật tổng hợp chuyên ngành thực phẩm, nhà hàng, xây dựng, cơ khí,… cùng vô vàn tài liệu ôn thi hữu ích khác nhé!

Kết luận

Về nguyên tắc, bất cứ ai có hồ sơ lưu trú tại Nhật Bản đều phải đăng ký làm thẻ My Number. Mặt khác, đây là một trong những yêu cầu bắt buộc, để việc tuyển dụng người nước ngoài diễn ra hợp pháp.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết, các bạn đã nắm rõ hơn về cách đăng ký, gia hạn và xử lý khi bị mất thẻ My Number.

Đừng quên theo dõi các bài viết hữu ích khác trên Mintoku Work nhé!