Chắc hẳn, nhiều bạn đã quen thuộc với khái niệm 履歴書 (sơ yếu lý lịch). Đây là loại giấy tờ quan trọng, mà chúng ta phải nộp khi đi tìm việc, dù ở bất kỳ quốc gia nào.

Tuy nhiên, nhắc đến Entry Sheet, thì không phải ai cũng biết, bởi vì nó thường chỉ phổ biến với sinh viên mới ra trường tại Nhật. Hơn nữa, nội dung trên sơ yếu lý lịch và Entry Sheet cũng khá giống nhau, nên thường dễ bị nhầm lẫn.

Vậy Entry Sheet là gì? và làm sao để phân biệt với sơ yếu lý lịch? Cùng tìm hiểu nhé!

Viết Entry Sheet để tìm việc tại Nhật Bản

Entry Sheet (ES) là gì?

Entry Sheet (ES) là một trong những giấy tờ mà sinh viên phải chuẩn bị và thêm vào hồ sơ xin việc, khi ứng tuyển một vị trí nào đó. Thông thường, ES là “mẫu đơn” do công ty chuẩn bị sẵn, để bạn điền vào.

Hầu hết các công ty lớn tại Nhật đều yêu cầu ứng viên nộp ES ở vòng sàng lọc đầu tiên. Sau đó, nếu bạn đậu, thì ES của bạn sẽ được nhà tuyển dụng xem như tài liệu tham khảo, và dựa vào đó để đặt câu hỏi trong quá trình phỏng vấn.

Phân biệt ES và sơ yếu lý lịch

Trước tiên, về hình thức, sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt thông tin cá nhân, bao gồm: họ tên, ngày sinh, thông tin liên lạc, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,…

Bạn chỉ cần chuẩn bị một lần, là có thể nộp cho nhiều công ty. Mặt khác, các công ty sau khi nhận sơ yếu lý lịch, sẽ lưu trữ vào nguồn dữ liệu nhân viên.

Ngược lại, mục đích của ES là để nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên tốt hơn. Do đó, mỗi công ty sẽ cung cấp một mẫu ES riêng, với những câu hỏi đa dạng và yêu cầu về hình thức, thời hạn gửi cũng khác nhau. Và tất nhiên, ES không được bán rộng rãi tại các cửa hàng tiện lợi, như sơ yếu lý lịch.

Nội dung trên ES

Dù các câu hỏi trên ES sẽ khác nhau tùy vào từng công ty, nhưng về cơ bản, các mục sau là không thể thiếu:

• Thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ, email,…)
• Giới thiệu bản thân
• Điểm mạnh, điểm yếu
• Động lực ứng tuyển
• Mục tiêu trong công việc

Thông qua các câu hỏi trên, công ty chủ yếu muốn đánh giá 3 điều sau ở ứng viên:

Trình độ và tính cách

Bên cạnh thành tích học tập, hoặc trải nghiệm trong thời sinh viên, nhà tuyển dụng cũng đánh giá cao những ứng viên có tính cách phù hợp với văn hóa công ty, hoặc đặc thù công việc.

Do đó, bạn nên đưa vào ES những điểm mạnh, điểm yếu phù hợp với vị trí ứng tuyển.

Ví dụ, nếu công ty đang tìm kiếm ứng viên chăm chỉ, thì những điểm mạnh như chủ động, ham học hỏi,… sẽ không phù hợp.

Trả lời phỏng vấn xin việc tại Nhật về điểm mạnh, điểm yếu

Động lực làm việc

Đây là yếu tố quyết định bạn có gắn bó lâu dài với công ty hay không. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng muốn xem xét liệu bạn có kiên trì, và luôn nỗ lực hết sức trong mọi trường hợp, dù khó khăn đến đâu hay không.

Để kiểm tra động lực làm việc của một người, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu giải thích lý do lựa chọn công ty. Thông qua đó, họ cũng hiểu được những tiêu chí và đánh giá khách quan của ứng viên về công ty.

Khả năng thành công tại công ty

Khoảng ⅔ công ty ở Nhật sẽ cung cấp Entry Sheet, khi tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp. Bởi vì đây là nhóm ứng viên chưa có (hoặc ít) kinh nghiệm làm việc, nên việc xem xét tiềm năng phát triển trong tương lai là điều cần thiết.

Câu hỏi dễ gặp nhất là “bạn muốn làm công việc gì trong tương lai?” (今後、取り組んでみたい仕事は？). Tuy nhiên, đôi khi, công ty cũng hỏi về thất bại trong quá khứ, và cách bạn rút ra bài học.

Bí quyết viết Entry Sheet dễ đậu nhất

Đôi khi, những lỗi nhỏ trên ES lại là lý do khiến bạn bị đánh rớt, ngay từ vòng đầu tiên. Do đó, nếu muốn đảm bảo ES của bạn có thể gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, hãy lưu ý:

• Nên tự phân tích bản thân, và nghiên cứu kỹ về ngành, công ty, để đưa ra câu trả lời trung thực, mà vẫn phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.
• Hãy suy nghĩ về mục đích của câu hỏi, để không trả lời sai trọng tâm.
• Đừng cố gắng viết dài (ngắn gọn, đủ ý, và trả lời trực tiếp vào câu hỏi là cách tốt nhất).
• Phải trả lời hết tất cả các câu hỏi (không nên bỏ trống mục nào).
• Trình bày thông tin theo thứ tự chặt chẽ (khi nào, ở đâu, ai đã làm gì, tại sao và như thế nào).
• Sử dụng từ ngữ trang trọng, và kính ngữ trong ES.
• Rà soát lại lỗi chính tả sau khi viết xong.

Chuẩn bị hồ sơ xin việc tại Nhật online

Có thể lấy ES từ đâu?

Thông thường, bạn có thể nhận được ES theo một trong 2 cách sau:

Tải xuống từ trang web công ty hoặc trang tìm việc

Bạn có thể truy cập vào các trang tìm việc như Mynavi, Rikunavi,… hoặc website chính thức của công ty, và tìm đến mục tải xuống Entry Sheet miễn phí. Sau đó, bạn in ra, điền thông tin và gửi.

Lưu ý, khi in mẫu đơn ra giấy, cần chú ý đến kích thước và màu sắc in.

Một số trường hợp cho phép tải xuống dưới định dạng Excel, để nhập và gửi online. Bạn nên tuân thủ theo hướng dẫn của công ty.

Nhận trực tiếp tại công ty

Nếu bạn tham gia các buổi tham quan, giới thiệu doanh nghiệp (会社説明会), công ty sẽ phát ES trực tiếp để bạn điền và nộp tại chỗ. Một số công ty có thể gửi ES qua địa chỉ email. Hãy chuẩn bị sẵn nội dung câu trả lời để ứng tuyển nhanh chóng nhé!

Các hình thức nộp ES

Qua đường bưu điện

Nếu nộp ES qua đường bưu điện, bạn làm theo các bước sau:

• Chuẩn bị thư xin việc và các giấy tờ ứng tuyển khác
• Bỏ các giấy tờ vào phong bì có kích thước 33,2cm x 24cm (lưu ý: nên chọn phong bì màu trắng trơn hoặc nâu truyền thống).
• Viết thông tin người nhận ở mặt trước của phong bì, và viết dòng chữ “応募書類在中” (kèm hồ sơ đăng ký) bằng bút đỏ ở phía dưới bên trái.
• Viết họ tên, địa chỉ và tên trường đại học/khoa của bạn vào mặt sau của phong bì.
• Dán tem.
• Đến bưu điện để hoàn tất thủ tục gửi thư.

Qua email

Tham khảo mẫu email gửi Entry Sheet bên dưới:

【件名】エントリーシート送付（〇〇大学・氏名）

【本文】

株式会社〇〇

人事部採用担当　〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学△△学部□□学科の〇〇です。

添付ファイルにエントリーシートを添付いたしました。

お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

氏名

〇〇大学△△学部□□学科

電話番号：090-0000-0000

メール：mail@xxxx.com

Lời kết

Entry Sheet là giấy tờ quan trọng trong quá trình tìm việc tại Nhật. Nếu bạn có cơ hội tiến đến vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ dựa vào ES để đặt các câu hỏi, nhằm đánh giá kỹ hơn về bạn.

Do đó, hãy giữ lại một bản sao của ES trước khi nộp cho công ty. Trong trường hợp có sai sót, hoặc cần bổ sung thông tin, bạn cũng dễ dàng truy cập lại và chỉnh sửa.