Bên cạnh sơ yếu lý lịch hay CV, Entry Sheet cũng là một giấy tờ quan trọng mà các bạn cần phải nộp, khi ứng tuyển xin việc tại Nhật.

Trong khi, sơ yếu lý lịch thường chỉ nêu tóm tắt về bạn, thì Entry Sheet gần giống như bài kiểm tra sàng lọc, mà thông qua đó, nhà tuyển dụng ngay lập tức biết được bạn có phải ứng viên tiềm năng hay không.

Do đó, hãy cố gắng viết Entry Sheet thật tốt, để có cơ hội tiến đến vòng phỏng vấn nhé!

Chuẩn bị Entry Sheet – hồ sơ xin việc ở Nhật

Hướng dẫn điền thông tin cá nhân

Cách điền thông tin cá nhân trên Entry Sheet

Phần thông tin cá nhân bao gồm các mục sau:

• Họ và tên: Tùy vào định dạng chữ hoặc hướng dẫn trên Entry Sheet, mà bạn nên điền tên bằng chữ Hiragana hoặc Katakana.
• Ngày sinh/Tuổi: Thống nhất sử dụng lịch phương Tây.
• Địa chỉ: Hãy điền theo thứ tự: tên tỉnh, thị trấn, đường,… (tránh viết tắt địa chỉ). Nếu bạn sống trong khu nhà tập thể hoặc chung cư, đừng quên ghi tên tòa nhà.
• Thông tin liên hệ: Nên ghi số điện thoại di động mà bạn thường dùng, và chú ý viết địa chỉ email rõ ràng, để các ký tự chữ cái và số không bị đọc sai.
• Quá trình học vấn: Khi tìm việc, người ta thường trình bày quá trình học vấn, bắt đầu từ cấp trung học cơ sở. Để dễ đọc, bạn nên viết tách riêng tên trường và cụm từ “tốt nghiệp”. Cấu trúc phổ biến như sau:「●●中学校　卒業」.
• Ngày nộp đơn: Nếu ngày bạn gửi trùng với ngày điền đơn, thì bạn có thể ghi ngày điền đơn, nhưng nếu bạn gửi vào ngày hôm sau, thì nên ghi ngày hôm sau.

Hướng dẫn trả lời câu hỏi trên Entry Sheet

Về cơ bản, hình thức của Entry Sheet có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng nội dung câu hỏi đều giống nhau. Thông thường, bạn sẽ được yêu cầu viết giới thiệu bản thân, mục đích ứng tuyển, điểm mạnh, điểm yếu,…

Giới thiệu bản thân

Dưới đây là một số nguyên tắc khi viết phần tự giới thiệu, giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng:

• Sử dụng cấu trúc PREP: 結論 (P) → 理由 (R) → 具体例 (E) → 結論 (P), có nghĩa là Khẳng định → Giải thích lý do → Dẫn chứng/ví dụ → Khẳng định lại.
• Tham khảo những mẫu câu phổ biến để mở đầu lời giới thiệu: điểm mạnh của em là… (私の長所は～です), em là… (私は～な人間です), hoặc em đang làm… (私は～しています).
• Không nên viết quá dài (tốt nhất là từ 400 đến 500 ký tự).
• Nhất quán trong cách sử dụng kính ngữ, ví dụ: です、ます hoặc である.
• Tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ trong văn nói.

Mẫu giới thiệu bản thân:

私の長所は、チームをまとめるリーダーシップがあることです。大学ではテニスサークルの部長を務め、100名の部員をまとめていました。意見がバラバラで収集がつかなくなったときは、それぞれの主張を聞き、解決策を考えてきました。

こうして自分たちに足りないところや目指す目標をはっきりさせた結果、複数の大学が集まる大会で優勝できました。このリーダーシップが貴社の業績向上に貢献できると考えています。

Điểm mạnh, điểm yếu

Bất cứ ai cũng có điểm mạnh và điểm yếu. Tuy nhiên, viết điểm mạnh, điểm yếu sao cho thuyết phục nhà tuyển dụng không phải điều dễ dàng. Do đó, hãy lưu ý:

• Tự phân tích bản thân trước khi viết (suy nghĩ về những giá trị, tính cách trong con người bạn).
• Lựa chọn những điểm mạnh có thể giúp ích trong công việc, và điểm yếu ít gây ảnh hưởng đến công việc nhất để viết vào.
• Luôn đưa ra giải pháp, hoặc cách bạn đã làm để hoàn thiện những yếu điểm của bản thân.

Mẫu trả lời điểm mạnh, điểm yếu:

私の長所は、主体性があることです。自分が決めたことをやり遂げるために主体性を持って動くことができます。学生時代に大会出場を目標にダンスサークルを立ち上げ、ほとんどが未経験者のメンバーだったところから大会出場を果たしました。

一方で短所は、時に自分の考えで突っ走ってしまうところにあります。そのため、相手の気持ちを知ること、尊重することを常に心がけています。サークルを運営していた際も、メンバー一人ひとりと地道に意見を交わして意識の統一を図り、その結果4年間誰も辞めることなく全員で大会にも出場することができました。

Động lực ứng tuyển

Khi viết động lực/lý do ứng tuyển, hãy đảm bảo trả lời các câu hỏi sau:

• Bạn đánh giá như thế nào về công ty?
• Bạn có thể tận dụng thế mạnh của bản thân như thế nào trong công việc?
• Mục tiêu trong công việc của bạn là gì?

Lưu ý:

• Hãy nghiên cứu kỹ về ngành và công ty, trước khi viết động lực ứng tuyển.
• 2 lý do ứng tuyển bạn có thể sử dụng là: công việc khiến bạn hứng thú, hoặc văn hóa/chiến lược kinh doanh của công ty đã thu hút bạn.
• Cần nêu được lý do vì sao bạn chọn công ty này, mà không phải các công ty khác trong ngành, bằng cách chỉ ra lợi thế cạnh tranh của công ty bạn ứng tuyển.
• Thể hiện thái độ tích cực, sự khiêm tốn và tinh thần say mê công việc, bằng những mẫu câu như: em muốn đóng góp (貴社に貢献したい), thay vì em muốn phát triển tại công ty (貴社で成長したい).

Mẫu trả lời lý do ứng tuyển:

「既存の商品に追随するのではなく、新しさのある商品を積極的に生み出す」貴社の理念に共感しました。私は、イベント企画サークルで「前例を踏襲するのではなく、何かしらの改善や、新しいことを」という考えで活動しています。例えば、新入生歓迎イベントでは例年バーベキューをしていたのですが、友人同士で固まってしまい、新しい交流が生まれないことを課題に感じていました。そこで私は、参加者全員と必ず1回は話すように仕掛けたゲームを取り入れるようにしてみました。結果、参加者からも好評で、ひと工夫することでより良くできることを実感しました。貴社においても、この姿勢を生かして仕事に臨みたいと思います。

Viết động lực ứng tuyển khi đi xin việc ở Nhật

Trải nghiệm quý giá nhất trong thời sinh viên

Nhà tuyển dụng muốn thông qua câu hỏi này, để đánh giá tính cách, tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề, cũng như thái độ trong công việc của bạn. Do đó, bạn nên kể về một câu chuyện mà bạn đã tự mình vượt qua, thay vì trải nghiệm làm việc nhóm.

Lưu ý:

• Cố gắng viết thật logic và cụ thể, theo thứ tự trả lời câu hỏi: Bạn đã làm gì? → Vì sao bạn làm việc đó? → Mục tiêu của bạn/Bạn đã gặp khó khăn gì? → Bạn giải quyết vấn đề như thế nào? → Kết quả → Bài học kinh nghiệm.
• Nên đưa ra thành tích bằng số liệu, hoặc trích dẫn lời nhận xét/đánh giá của người khác, thì sẽ thuyết phục hơn.
• Tập trung làm nổi bật quá trình phát triển bản thân của bạn.
• Khẳng định thông qua trải nghiệm, bạn sẽ áp dụng bài học đó như thế nào trong công việc tương lai.
• Bạn không nhất thiết phải kể về một thành tựu nổi bật, nhưng ngay cả khi đề cập đến thất bại trong quá khứ, điều quan trọng là hãy cho thấy bài học mà bạn đã rút ra.

Mẫu trả lời về trải nghiệm thời sinh viên:

私は2年間居酒屋で接客のアルバイトをしていました。サービス業に興味があり、お客様と接する仕事がしたいと思ったからです。

来店されるお客様からは「料理が出てくるのが遅い」などのクレームを受け、対応に苦戦していました。そこでお客様の不満をできるだけ解消できるよう、必ず笑顔で対応することを心掛けるようにしました。

すると「文句を言って悪かったね」と声をかけていただき、何度もお店に通っていただけるようになった方もいました。この経験を生かし、どんなときにも明るい笑顔でお客様に接していきたいと思っています。

Mục tiêu trong công việc

Thông thường, với sinh viên mới ra trường, bạn sẽ được hỏi về nguyện vọng trong quá trình thực tập, ví dụ như: bạn mong muốn học được gì? (インターンシップを通して学びたいことは？)

Đối với dạng câu hỏi này, bạn nên tránh hết sức việc đưa ra câu trả lời mơ hồ, chung chung, như em muốn mở rộng hiểu biết của bản thân, có thêm nhiều trải nghiệm,…

Hãy dùng mẫu câu: “Em muốn tìm hiểu về △△, thông qua quá trình thực tập tại công ty anh/chị, sau khi trải nghiệm về 〇〇 trong một buổi hội thảo ở trường.”

(学校のゼミでの〇〇といった経験から、貴社のインターンシップで△△について学びたい).

Mẫu trả lời về mục tiêu trong công việc:

このプログラムを通して、スマートフォンアプリ開発の工程を学び、どんな人たちとの協業によってアプリが完成していくのかを学びたいと考え、応募しました。大学のゼミでは現在4人で論文に取り組んでおり、自分にはない仲間の発想に刺激を受けたり、意見をまとめることに苦労したりしながら、チームで完成を目指しています。大学でのこのような経験が、会社のプロジェクト遂行においてどの程度役に立つのかチャレンジし、チームで仕事を成し遂げる難しさと達成感を体感したいと考えています。

Những điểm cần kiểm tra trước khi nộp Entry Sheet

Nếu nộp online

• Lỗi chính tả
• Lỗi chuyển đổi file
• Có mục nào quên điền không?
• Tuyệt đối không sử dụng biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ thiếu trang trọng (trong văn nói)
• Bạn có ghi ngày hoàn thành đơn trùng với ngày gửi không?

Nếu nộp tài liệu

• Văn bản có kích thước cân đối chưa?
• Đảm bảo ảnh bạn dán không bị bong ra
• Bạn có viết tên trường và tên của mình ở mặt sau ảnh không?
• Không viết tắt tên địa chỉ, tên trường,…
• Số điện thoại và email đã chính xác chưa?

Lời kết

Đối với những bạn chưa có kinh nghiệm làm Entry Sheet, các bạn thường cảm thấy các mục trên Entry Sheet rất rắc rối và không biết nên ghi gì để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Mặc dù mỗi chúng ta sẽ có cách truyền đạt khác nhau, nhưng hy vọng với hướng dẫn chi tiết của Mintoku Work, bạn sẽ triển khai thông tin trên Entry Sheet một cách khoa học, và thuyết phục hơn.