Khi tuyển dụng nhân viên mới, công ty Nhật thường cung cấp hai loại giấy tờ, là “hợp đồng lao động” và “thông báo điều kiện làm việc”. Mặc dù nội dung của hai văn bản này có thể giống nhau, nhưng mục đích sử dụng thì khác nhau.

Các lưu ý khi ký hợp đồng lao động với công ty Nhật

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào từng khái niệm, cách phân biệt và những lưu ý giúp quá trình ký hợp đồng giữa bạn và công ty diễn ra suôn sẻ nhé!

Hợp đồng lao động là gì?

Hợp đồng lao động (雇用契約書) là văn bản thỏa thuận giữa công ty (người sử dụng lao động) và người lao động về các điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Điều kiện làm việc bao gồm các vấn đề như tiền lương, địa điểm, thời gian làm việc, nội dung công việc, tăng lương, ngày nghỉ lễ,…

Hợp đồng lao động phải được ký tên, đóng dấu bởi người lao động và người sử dụng lao động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Thông báo điều kiện làm việc là gì?

Điều 15 của Đạo luật tiêu chuẩn lao động (労働基準法) ở Nhật Bản quy định người sử dụng lao động (phía công ty) phải nêu rõ điều kiện làm việc đối với người lao động khi tuyển dụng họ.

Thông thường, những điều kiện làm việc này sẽ được công ty trình bày trong văn bản thông báo điều kiện làm việc (労働条件通知書), và gửi cho nhân viên.

Mặc dù nội dung của thông báo có thể khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, vị trí,… nhưng phải đảm bảo những vấn đề sau cần tuyệt đối rõ ràng:

• Thời hạn hợp đồng lao động (契約期間の有無と長さ) nếu có;
• Tiêu chí gia hạn hợp đồng lao động, đối với hợp đồng lao động có thời hạn (有期雇用契約を更新する際の基準);
• Nơi làm việc (就業場所);
• Nội dung công việc (従事すべき業務の内容);
• Giờ làm việc (thời điểm bắt đầu và kết thúc), nghỉ giải lao, nghỉ lễ, nghỉ phép (始業及び終業の時刻、休憩、休日、休暇について);
• Tăng ca/làm thêm giờ (所定労働時間を超える労働の有無);
• Phương pháp tính lương, thời hạn thanh toán, tăng lương (計算方法 – 支払い時期 – 昇給に関する事項);
• Việc nghỉ hưu, sa thải (退職や解雇に関する規定).

Ngoài ra, công ty cũng phải làm rõ các vấn đề khác như đào tạo nghề, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, quy định khen thưởng, phạt, phụ cấp,… cho người lao động.

Mẫu giấy thông báo điều kiện làm việc

Sự khác biệt giữa hợp đồng lao động và thông báo điều kiện làm việc

Như đã đề cập ở trên, người sử dụng lao động có nghĩa vụ giải thích cho người lao động về những điều kiện làm việc. Do đó, tài liệu thông báo điều kiện làm việc (労働条件通知書) là giấy tờ bắt buộc phải có.

Nội dung trên thông báo điều kiện làm việc và hợp đồng lao động gần như giống nhau. Đôi khi hợp đồng lao động sẽ giải thích kỹ hơn, chi tiết hơn về các điều khoản trong giấy thông báo điều kiện làm việc.

Điểm khác biệt chính giữa hai loại giấy tờ này là:

• Về mặt pháp lý: việc lập hợp đồng lao động là tự nguyện, còn thông báo điều kiện làm việc là yêu cầu của pháp luật.
• Về mục đích sử dụng: hợp đồng lao động nhằm ràng buộc công ty và người lao động trong các điều khoản được thỏa thuận, còn thông báo điều kiện làm việc chỉ cho thấy ý định, những gì công ty sẽ làm trong quan hệ lao động này.

Nếu bạn là người nước ngoài, thông thường, công ty sẽ gửi hợp đồng lao động và thông báo điều kiện làm việc bằng tiếng Anh hoặc tiếng mẹ đẻ (ví dụ như: tiếng Việt), bên cạnh giấy tờ bằng tiếng Nhật.

Việc ký kết hợp đồng lao động có cần thiết không?

Trên thực tế, hầu hết công ty Nhật Bản sẽ yêu cầu ký hợp đồng lao động khi tuyển dụng người nước ngoài. Điều này nhằm mục đích xác lập thỏa thuận, chứng minh rằng cả hai bên đã đồng ý, và cam kết tuân thủ theo những điều kiện làm việc, quyền, nghĩa vụ được giao ước bằng văn bản. Nếu một trong hai bên vi phạm, thì sẽ chịu hình phạt tương ứng.

Ngoài ra, hợp đồng lao động cũng là cơ sở để bảo vệ người lao động khỏi những trường hợp bất lợi như bị lạm dụng, bị sa thải khi chưa hết thời hạn làm việc…

Theo nguyên tắc, hợp đồng lao động phải được in ra thành hai bản. Cả đại diện công ty và người lao động đều phải ký tên và đóng dấu. Sau đó, mỗi bên sẽ giữ một bản.

Để tránh rắc rối về sau, các công ty Nhật Bản thường sẽ gửi cho người lao động cả giấy thông báo điều kiện làm việc (労働条件通知書) và hợp đồng lao động (雇用契約書).

Nhưng nếu bạn chỉ nhận được hợp đồng lao động, thì cần phải đọc kỹ, và xem xét các nội dung trên hợp đồng có đầy đủ, chi tiết và bao gồm tất cả những vấn đề cần tuyệt đối rõ ràng (như đã đề cập ở trên) hay không, ví dụ: thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc, giờ làm việc, lương,….

Trong trường hợp, công ty chỉ giải thích bằng lời nói, mà không cung cấp bất kỳ thông báo điều kiện làm việc hoặc hợp đồng chi tiết nào, bạn nên yêu cầu công ty làm rõ thỏa thuận bằng văn bản. Những công ty cố ý vi phạm có thể bị phạt tới 300.000 Yên theo Điều 120 của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động.

Quy trình ký hợp đồng lao động rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi của đôi bên

Những lưu ý khi kiểm tra hợp đồng lao động

Việc xác lập hợp đồng lao động tại Nhật Bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc của Luật hợp đồng lao động (労働契約法).

Dưới đây là một số lưu ý dành cho người lao động khi kiểm tra hợp đồng:

• Ngày bắt đầu làm việc

Nếu bạn có lý do không thể tránh khỏi, chẳng hạn như người thân qua đời, mà chưa thể bắt đầu làm việc vào ngày công ty ấn định, bạn có thể thương lượng lại. Tuy nhiên, lưu ý rằng việc thay đổi ngày bắt đầu làm việc có thể làm gián đoạn kế hoạch của công ty, nên hãy cân nhắc cẩn thận.

• Địa điểm làm việc

Một số vị trí công việc cho phép làm từ xa/tại nhà, hoặc làm tại văn phòng, nhà xưởng,… Do đó, hãy thảo luận điều này trong buổi phỏng vấn, cũng như kiểm tra lại trên hợp đồng.

• Tiền lương

Tiền lương hàng tháng thường được thể hiện rõ trên hợp đồng lao động. Ngoài ra, bạn đừng quên xem xét quy định về tiền thưởng, ưu đãi, có phụ cấp đi lại không (nếu có, thì được thanh toán đầy đủ hay một phần).

• Số giờ làm thêm mỗi tháng

Hãy xem trên hợp đồng lao động liệu có cho phép bạn làm thêm giờ hay không. Và nếu được làm thêm giờ, thì tổng số giờ là bao nhiêu. Theo nguyên tắc chung, số giờ làm thêm thường giới hạn ở mức 45 giờ mỗi tháng và 360 giờ mỗi năm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, số giờ làm thêm có thể nâng lên.

Lời kết

Nội dung nêu trên hợp đồng lao động và thông báo điều kiện làm việc có ý nghĩa rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn. Do đó, nếu có bất kỳ thắc mắc gì hoặc nhận thấy điểm gì khác biệt với thông tin trao đổi trong buổi phỏng vấn, bạn cần ngay lập tức hỏi và thương lượng lại với phía công ty.

Tham khảo thêm các bí quyết phỏng vấn xin việc của Minna No Tokugi tại đây nhé!