Việc xử lý các thủ tục nghỉ việc thường gây áp lực cho người lao động cả về thể chất lẫn tinh thần, bởi vì quy trình có thể kéo dài nếu có các rào cản như công ty từ chối cho sử dụng ngày nghỉ Yukyu, công ty chưa tìm được ai thay thế và muốn đàm phán giữ bạn lại,…

Ngay sau đây, Mintoku Work sẽ giải thích thời gian xử lý thủ tục nghỉ việc trung bình, cũng như gợi ý hướng giải quyết khi có khó khăn phát sinh.

Trao đổi trước với cấp trên khi chuyển việc ở Nhật

Thời gian để hoàn thành các thủ tục nghỉ việc

Nhiều người thắc mắc mất bao lâu để nghỉ việc? Dưới đây là khoảng thời gian trung bình ước tính:

Thông báo từ chức: 2 tuần đến 2 tháng

Tùy theo quy định của công ty, đa số sẽ yêu cầu người lao động thông báo trước từ 1 đến 2 tháng. Nhưng đôi khi, bạn chỉ cần thông báo tối thiểu 2 tuần trước ngày nghỉ việc chính thức. Hãy kiểm tra lại nội quy công ty và nộp đơn trước thời hạn bạn nhé!

Phê duyệt nội bộ: 1 tuần trở lên

Sau khi gửi đơn từ chức lên cấp trên, bạn phải chờ ít nhất 1 tuần để nhận sự chấp thuận từ các bên liên quan trong nội bộ công ty như trưởng bộ phận, bộ phận nhân sự,…

Ở giai đoạn này, có trường hợp nhân viên bị cấp trên, trưởng bộ phận hoặc thậm chí giám đốc điều hành giữ lại. Nếu quá trình đàm phán nghỉ việc không diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ mất vài tuần đến lúc nhận được quyết định chính thức.

Bàn giao công việc: khoảng 2 tuần

Bàn giao công việc cho người kế nhiệm là thủ tục không thể thiếu của quá trình nghỉ việc, thường kéo dài khoảng 2 tuần. 

Nếu đảm nhiệm vị trí bán hàng hoặc vị trí phải tiếp xúc với khách hàng, và chịu nhiều trách nhiệm, thì bạn sẽ mất thêm thời gian để thông báo cho các khách hàng của mình.

Ngoài ra, đối với người quản lý, điều hành dự án, khối lượng việc phải bàn giao còn nhiều hơn nữa, nên thủ tục bàn giao kéo dài đến khoảng một tháng là điều dễ hiểu.

Bàn giao là một trong những thủ tục chuyển việc ở Nhật

Có thể dùng ngày nghỉ có lương để rút ngắn thời gian làm thủ tục nghỉ việc không?

Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể sử dụng số ngày nghỉ có lương (Yukyu) còn lại của năm, để rút ngắn thời gian làm việc cuối cùng ở công ty cũ.

Tuy nhiên, hãy thảo luận với công ty trước, để họ sắp xếp, chuyển giao công việc cho nhân viên khác, cũng như tránh các tranh chấp không đáng có về sau.

Ngoài ra, một số công ty áp dụng chế độ mua lại ngày nghỉ có lương của nhân viên. Điều đó có nghĩa là nhân viên vẫn làm việc đủ ngày trước khi rời khỏi tổ chức. Số ngày nghỉ Yukyu mà bạn chưa sử dụng sẽ được quy đổi thành tiền lương và gửi cho bạn.

Bạn có thể kiểm tra quy định của công ty, và cân nhắc phương án này nhé!

Những vấn đề có thể xảy ra khi đàm phán nghỉ việc

Cấp trên muốn giữ bạn lại

Việc nhân viên được cấp trên hoặc bộ phận nhân sự thuyết phục ở lại khi xin nghỉ việc không phải hiếm gặp. Đặc biệt, nếu nguyên nhân nghỉ việc vì mức lương không đáp ứng kỳ vọng, bạn còn có thể được đề xuất tăng lương.

Vì vậy, hãy xác định rõ mục tiêu nghỉ việc của bạn (phát triển ở môi trường thử thách hơn, chức vụ cao hơn, khám bệnh, du học,…) để không bị lung lay trước những phúc lợi giá trị mà công ty muốn tăng thêm. Tốt nhất là nên giữ thái độ bình tĩnh, tránh đặt cảm xúc vào cuộc đàm phán.

Công ty chưa tuyển được nhân viên thay thế

Trước thực trạng thiếu hụt lao động ở Nhật hiện nay, việc tuyển dụng nhân viên thay thế có thể mất nhiều thời gian. Các vị trí cao như quản lý, trưởng bộ phận,… thậm chí còn khó tìm ứng viên hơn. 

Trong trường hợp đó, bạn nên chuẩn bị sẵn các tài liệu bàn giao để gửi cho người kế nhiệm ngay khi gặp mặt hoặc cho cấp trên sau khi bạn rời đi.

Công ty áp đặt nghĩa vụ “không cạnh tranh”

Một số công ty không muốn lộ bí mật kinh doanh, hoặc công nghệ riêng của mình ra ngoài cho đối thủ cạnh tranh biết. Do đó, những nhân viên đã ký hợp đồng lao động với công ty, phải cam kết tránh các hành vi cạnh tranh, gây bất lợi cho công ty, ngay cả sau khi nghỉ việc.

Những người vi phạm điều khoản này, làm ảnh hưởng xấu đến doanh thu công ty, có thể bị kiện và đòi bồi thường thiệt hại. Tất nhiên, kiến thức và kinh nghiệm mà bạn tích lũy được trong quá trình làm việc là của riêng bạn, nhưng hãy tận dụng vừa phải (với ranh giới rõ ràng) khi chuyển sang công ty khác trong cùng ngành.

Nhìn chung, hãy nghiên cứu kỹ quy định, văn bản cam kết với công ty mà bạn đang làm việc, cũng như tham khảo thêm ý kiến luật sư (nếu có thắc mắc).

Xin lại các giấy tờ cần khi chuyển việc ở Nhật

Công ty không giải quyết yêu cầu nghỉ việc

Vào một số thời điểm bận rộn của công ty, cấp trên hoặc bộ phận nhân sự có nhiều việc phải xử lý nên sẽ không kịp thời xem xét yêu cầu của bạn, trừ khi bạn nói rõ từ đầu thời gian bạn muốn kết thúc làm việc. 

Ví dụ: ○月◯日までに退職を確定したいです (Tôi muốn hoàn tất các thủ tục nghỉ việc của mình trước ngày XX / tháng XX).

Nếu đã thương lượng với sếp và bộ phận nhân sự nhưng việc giải quyết các thủ tục vẫn bị chậm trễ, bạn có thể nói chuyện trực tiếp thêm một lần nữa.

Công ty từ chối cho bạn sử dụng ngày nghỉ Yukyu

Về nguyên tắc, nghỉ Yukyu là quyền của người lao động (theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động), và công ty phải đảm bảo cung cấp quyền lợi này. Do đó, khi bị từ chối cho nghỉ Yukyu, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của bộ phận nhân sự hoặc Văn phòng thanh tra Tiêu chuẩn Lao động (労働基準監督署).

Tuy nhiên, công ty có quyền từ chối nhân viên nếu rơi vào các trường hợp sau đây:

• Nhân viên muốn nghỉ phép hưởng lương sau ngày làm việc cuối cùng mà không hoàn thành việc bàn giao;
• Người lao động yêu cầu nghỉ Yukyu sau thời gian quy định trong nội quy;
• Việc nghỉ phép có lương khiến công việc không thể hoàn thành.

Để tránh gây ấn tượng xấu, dù có sử dụng ngày nghỉ Yukyu hay không, bạn cũng nên cân nhắc khối lượng công việc của mình khi lập kế hoạch bàn giao.

Lời kết

Tóm lại, đa số công ty yêu cầu nhân viên báo trước từ 1 tháng khi muốn xin nghỉ việc. Nhưng nếu vị trí bạn đảm nhiệm ở cấp độ cao, từ quản lý trở lên, thì rất khó tìm được người thay thế ngay.

Do đó, bạn nên chuẩn bị tài liệu cũng như lập kế hoạch bàn giao sớm để đẩy nhanh tiến độ bàn giao và hoàn tất thủ tục xin nghỉ việc.