COE là loại giấy tờ bắt buộc phải có khi bạn sang Nhật làm việc hoặc du học. Thông thường, bạn sẽ không trực tiếp xin giấy này, mà cần thông qua công ty tiếp nhận, trường học hoặc tổ chức hỗ trợ xin visa.

Vì vậy, nhiều người thường chủ quan trong việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, khai báo thông tin, dẫn đến việc bị từ chối cấp COE. Trong bài viết lần này, Mintoku Work sẽ giải đáp cho các bạn những thắc mắc thường gặp liên quan đến COE nhé!

Giấy COE là gì mà người lao động và du học sinh nước ngoài phải xin cấp?

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) là gì?

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書), có tên tiếng Anh là Certificate of Eligibility (COE), được cấp cho người nước ngoài có ý định nhập cảnh vào Nhật Bản, nhằm chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp của họ và đẩy nhanh quá trình cấp visa.

Về cơ bản, ngoại trừ du khách tạm thời (短期滞在) – những người sang Nhật du lịch, tham quan, công tác ngắn hạn,… các tư cách lưu trú khác đều cần phải xin COE trước khi nhập cảnh. 

Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ để xác định xem những hoạt động mà một người sẽ thực hiện ở Nhật Bản có phù hợp với các điều kiện nhập cảnh hay không, sau đó, mới cấp COE (cho người đáp ứng đủ điều kiện).

COE và Visa khác nhau như thế nào?

COE và Visa khác nhau ở 3 điểm chính như sau:

• COE do Cục Xuất nhập cảnh tại Nhật Bản cấp, còn Visa do Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam (hoặc quốc gia sở tại của người nước ngoài) cấp.
• COE là giấy phép để lưu trú hợp pháp tại Nhật Bản trong một thời gian nhất định. Mặt khác, visa giống như tài liệu thông hành, cho phép bạn nhập và xuất cảnh Nhật Bản.
• Về cơ bản, theo trình tự, visa lao động và du học phải xin COE trước, sau đó, mới nộp hồ sơ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán của Nhật tại Việt Nam, để xin visa.

Thời hạn có hiệu lực của COE?

Thời hạn có hiệu lực của COE là 3 tháng, kể từ ngày cấp. Và bạn phải nhập cảnh vào Nhật Bản trong khoảng thời gian này.

Nếu bạn vô tình làm mất giấy hoặc bỏ lỡ thời gian nhập cảnh, thì bạn phải xin giấy COE lại từ đầu.

Một trong các lỗi trượt COE Nhật là học vấn và kinh nghiệm không liên quan

Những lý do khiến bạn bị từ chối cấp COE?

Có nhiều lý do khác nhau (tùy vào từng tư cách lưu trú), khiến một người bị từ chối cấp COE. Dưới đây là hai lý do điển hình nhất:

Thứ nhất, người nước ngoài (đồng thời là người nộp đơn) không đáp ứng đủ các điều kiện liên quan đến trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc cần thiết cho hoạt động theo tư cách lưu trú đó ở Nhật. 

Ví dụ: Đối với Tokutei Ginou và kỹ sư (làm việc trong các ngành Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế), bạn phải đảm bảo chuyên ngành học tại trường dạy nghề, cao đẳng, đại học,… và kinh nghiệm thực tế trước đó có liên quan đến nhau.

Nếu hai thông tin này được khai báo khác nhau trong hồ sơ xin tư cách lưu trú, khả năng cao là Cục xuất nhập cảnh sẽ từ chối cấp COE cho bạn. 

Thứ hai, lỗi khách quan xuất phát từ công ty, như điều kiện làm việc không đảm bảo, khối lượng công việc thực tế quá ít, công ty đang mắc nợ lớn,…

Ngoài ra, lịch sử tuyển dụng của công ty cũng sẽ được kiểm soát chặt chẽ trong quá trình xét duyệt đơn đăng ký COE. Nếu đã từng có trường hợp thực tập sinh bỏ trốn khi làm việc tại công ty, thì công ty này sẽ khó tuyển dụng người nước ngoài trong tương lai.

Làm sao để tăng tỷ lệ xin COE thành công?

Người lao động nước ngoài nên chú ý cải thiện các điểm sau để tăng tỷ lệ xin COE thành công:

• Tìm hiểu kỹ các đơn hàng Tokutei, kỹ sư,… và lựa chọn công ty uy tín (đã từng tuyển dụng thành công nhiều người nước ngoài).
• Hãy đảm bảo công việc thực hiện tại Nhật đúng với chuyên ngành bạn đã học hoặc đã từng làm việc ở quê nhà.
• Khi điền thông tin vào hồ sơ xin tư cách lưu trú, nên trung thực và trình bày rõ ràng (tránh gây hiểu lầm).
• Tránh bỏ sót các tài liệu được yêu cầu khi nộp đơn xin COE.
• Tình trạng nộp thuế và tiền án/tiền sự (vi phạm quy định nhập cư, luật lao động ở Nhật,…) của người nộp đơn sẽ được xét duyệt cẩn thận, nên hãy đảm bảo bạn không vi phạm điều gì.

Hồ sơ xin COE Nhật phải được chuẩn bị cẩn thận

Cần làm gì sau khi nhận được COE?

Sau khi nhận được COE, bạn cần hoàn tất các thủ tục dưới đây:

• Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản ở Việt Nam.
• Mua vé máy bay.
• Nhập cảnh vào Nhật Bản trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận COE.
• Xuất trình COE để nhân viên kiểm soát nhập cư kiểm tra, ngay khi bạn vừa đặt chân đến sân bay Nhật Bản.
• Nhận thẻ cư trú.

Nếu được người thân bảo lãnh sang Nhật, thì cần giấy tờ gì khác ngoài COE và Visa?

Nếu bạn được vợ/chồng hoặc cha/mẹ bảo lãnh sang Nhật, hãy chuẩn bị các giấy tờ sau (cung cấp bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Nhật), bởi vì bạn sẽ cần chúng cho các thủ tục tiếp theo tại văn phòng phường.

• Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (婚姻届受理証明書)
• Giấy đăng ký kết hôn (bản sao) (結婚証明書)
• Giấy khai sinh (bản sao) (出生証明書)
• Giấy tờ tương tự (上記に準ずる文書 適宜)

Lời kết

Xin COE là thủ tục quan trọng để người nước ngoài có thể nhập cảnh Nhật Bản và làm việc trong thời gian dài.

Vì vậy, hãy tìm hiểu và chuẩn bị cẩn thận. Không chỉ đảm bảo việc đáp ứng các điều kiện xin tư cách lưu trú, mà bạn cũng nên kiểm tra mức độ uy tín của những công ty tiếp nhận.