Ngày hết hạn cư trú được ghi ở dòng dưới cùng của thẻ cư trú. Nếu công ty tuyển dụng người nước ngoài ở lại Nhật Bản sau khi quá thời gian lưu trú, thì có thể bị phạt vì lý do khuyến khích việc làm bất hợp pháp.

Trong bài viết này, Mintoku Work sẽ giải thích thời gian, phương pháp và các giấy tờ cần thiết cho quá trình gia hạn thẻ cư trú của bạn.

Thủ tục gia hạn thẻ cư trú ở Nhật có thể thực hiện online

Tổng quan về việc cập nhật thẻ cư trú trực tuyến

Dù chưa phổ biến với nhiều người, nhưng trên thực tế, các thủ tục liên quan đến thẻ cư trú đều có thể thực hiện online.

Bạn không cần phải đến văn phòng kiểm soát nhập cư (入国管理局), nhưng vẫn có thể gia hạn thẻ. Điều này không giới hạn về thời gian hay địa điểm (trong suốt 24 giờ một ngày, 365 ngày một năm).

Tư cách lưu trú được phép nộp đơn trực tuyến

Hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム), có thể sử dụng cho việc cập nhật thẻ cư trú.

Lưu ý: Bạn sẽ cần thẻ My Number để sử dụng hệ thống này. Nếu công ty tuyển dụng người nước ngoài mà không có thẻ My Number, nhân viên đó phải làm thủ tục gia hạn tại văn phòng nhập cư như bình thường.

Tất cả tư cách lưu trú đều có thể nộp đơn trực tuyến, ngoại trừ nhà ngoại giao (外交), hoặc lưu trú ngắn hạn (短期滞在).

Những đối tượng sau có thể xin tư cách lưu trú bằng phương thức online:

• Nhân viên của các tổ chức liên kết (所属機関の職員の方);
• Luật sư và người rà soát thủ tục hành chính (弁護士・行政書士の方);
• Nhân viên của các tập đoàn công ích (公益法人の職員の方) có mục đích tiếp nhận người nước ngoài một cách suôn sẻ;
• Nhân viên của tổ chức tiếp nhận (登録支援機関の職員の方);
• Chính chủ (外国人本人);
• Người đại diện theo pháp luật (法定代理人);
• Người thân (vợ/chồng, con cái, cha hoặc mẹ) (親族（配偶者、子、父又は母）).

Mẫu thẻ cư trú tại Nhật

Quy trình nộp đơn trực tuyến

Quy trình đăng ký trực tuyến trải qua 3 bước chính:

1. Truy cập website Nyukan tại đây.

2. Tìm mục “在留申請オンラインシステム”

3. Chọn “外国人本人・その他”

4. Nhập mật khẩu My number để đăng nhập vào hệ thống đăng ký online (Nếu chưa có tài khoản thì phải đăng ký).

5. Nhấn chọn “申請情報入力” để nhập thông tin đăng ký, và đính kèm các giấy tờ, ảnh cần thiết để cập nhật thẻ cư trú.

6. Khai báo thông tin thẻ ngoại kiều

7. Ghi chú các thông tin cần thiết (nếu có)

8. Nhấn chọn “申請情報一覧へ”. Lúc này chữ “注意” trên màn hình tức là việc đăng ký vẫn chưa hoàn tất. Nhấn Ok để đi tiếp.

9. Upload ảnh khuôn mặt và giấy tờ tùy thân

10. Hoàn tất thủ tục

11. Cuối cùng, bạn chỉ cần đợi đến khi có kết quả.

Hãy chuẩn bị đủ các loại giấy tờ dưới đây, trước khi đăng ký trực tuyến:

• Thẻ My Number (マイナンバーカード), bao gồm chữ ký và chứng chỉ điện tử để chứng nhận người dùng;
• Cài đặt trình duyệt máy tính (パソコン), Google Chrome 72;
• Đầu đọc thẻ IC (ICカードリーダライタ), dùng để đọc thẻ My Number;
• Phần mềm người dùng JPKI (JPKI利用者ソフト) – Tải xuống tiện ích mở rộng Chrome dành cho phiên bản Windows (trình duyệt Edge/Chrome).

Khi nào có thể gia hạn thẻ cư trú?

Thời gian nộp đơn xin gia hạn thẻ cư trú

Đối với thẻ cư trú có thời gian lưu trú từ 6 tháng trở lên, đơn xin gia hạn có thể nộp từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời gian lưu trú.

Tuy nhiên, nếu xảy ra những trường hợp đặc biệt như nhập viện hoặc đi công tác dài ngày, bạn có thể nộp đơn trước thời điểm đó.

Lệ phí xin gia hạn thẻ cư trú là 4.000 Yên.

Người nộp đơn

Ai có thể nộp đơn xin gia hạn thời gian lưu trú?

• Người nộp đơn (申請人本人), là người nước ngoài có mong muốn ở lại Nhật Bản;
• Đại diện hợp pháp của người nộp đơn (申請人本人の法定代理人);
• Đại lý/Trung gian nộp hồ sơ (取次者).

Bên trung gian nộp hồ sơ có thể là nhân viên của các tổ chức mà người nước ngoài đang làm việc, nếu họ được Cục quản lý xuất nhập cảnh chấp thuận. Nếu người trung gian không được chấp thuận, thì về nguyên tắc, chính người nước ngoài sẽ là người nộp đơn.

Nếu người nước ngoài không thể tự mình nộp đơn vì bệnh tật hoặc lý do khác, người thân hoặc người sống chung với người nước ngoài cũng có thể nộp đơn. 

Lưu ý: Người có vĩnh trú (永住者) hoặc nguồn nhân lực chất lượng cao số 2 (高度専門職2号), không bị giới hạn về thời gian lưu trú. Tuy nhiên, việc gia hạn thẻ cư trú là bắt buộc, mỗi khi đến gần ngày hết hạn của thẻ cư trú. 

Nếu quên gia hạn thẻ cư trú, bạn sẽ bị phạt tù tới một năm, hoặc phạt tiền lên tới 200.000 Yên.

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi gia hạn thẻ cư trú

Việc gia hạn thẻ cư trú thường mất khoảng 2 tuần đến 1 tháng, kể từ khi nộp đơn đến khi hoàn tất.

Mặt khác, thời gian cần thiết để chuẩn bị hồ sơ trước khi nộp đơn, là khoảng 1 tháng. 

Chuẩn bị giấy tờ cần thiết để gia hạn thẻ cư trú ở Nhật

Do đó, bạn nên bắt đầu chuẩn bị làm thủ tục, ít nhất từ 3 tháng trước khi thẻ cư trú của bạn hết hạn. Các giấy tờ cần nộp sẽ khác nhau, tùy thuộc vào tình trạng cư trú của bạn. Ví dụ:

Đối với Tokutei Ginou (特定技能)

Các tài liệu liên quan đến người nộp đơn:

• Mẫu đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書);
• 1 ảnh thẻ (写真);
• Xuất trình hộ chiếu (パスポート) và thẻ cư trú (び在留カード) của người nộp đơn;
• Văn bản giải thích về mức thù lao dành cho Tokutei Ginou (特定技能外国人の報酬に関する説明書);
• Bản sao của hợp đồng lao động thuê Tokutei Ginou (特定技能雇用契約書の写し);
• Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú (申請人の個人住民税の課税（又は納税）証明書);
• Bản sao của thẻ Bảo hiểm Y tế quốc gia (申請人の国民健康保険被保険者証の写し);
• Bản sao biên lai đóng phí Nenkin quốc gia (申請人の国民年金保険料領収証書の写し).

Các tài liệu liên quan đến tổ chức trực thuộc:

• Giới thiệu về tổ chức tiếp nhận Tokutei Ginou (特定技能所属機関概要書);
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (登記事項証明書);
• Bản sao hồ sơ cư trú của cán bộ tham gia hoạt động kinh doanh (業務執行に関与する役員の住民票の写し);
• Tuyên bố bằng văn bản đối với các quan chức của tổ chức tiếp nhận Tokutei Ginou (特定技能所属機関の役員に関する誓約書);
• Văn bản dự toán bảo hiểm lao động, mức tăng phí bảo hiểm ước tính, và khai báo phí bảo hiểm cuối cùng (労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書);
• Thông báo đóng bảo hiểm lao động 2 năm gần nhất (合が発行した直近２年分の労働保険料等納入通知書);
• Bản sao của bảng trả lời về tình trạng đóng phí bảo hiểm xã hội hoặc biên lai đóng phí bảo hiểm y tế/bảo hiểm hưu trí cho nhân viên (社会保険料納入状況回答票又は健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し);
• Giấy chứng nhận nộp thuế do cơ quan thuế cấp (税務署発行の納税証明書);
• Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú của doanh nghiệp do chính quyền thành phố cấp (法人住民税の市町村発行の納税証明書).

Đối với Kỹ sư (技術・人文知識・国際業務)

• Mẫu đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書);
• 1 ảnh thẻ (写真);
• Xuất trình hộ chiếu (パスポート) và thẻ cư trú (び在留カード) của người nộp đơn;
• Thông báo về điều kiện làm việc (労働条件通知書);
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty (登記事項証明書);
• Báo cáo tài chính năm gần nhất (直近年度の決算文書の写し);
• Phiếu khấu trừ thuế (源泉徴収票).

Đối với thực tập sinh (技能実習)

• Mẫu đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書);
• 1 ảnh thẻ (写真);
• Xuất trình hộ chiếu (パスポート) và thẻ cư trú (び在留カード) của người nộp đơn;
• Bản sao giấy chứng nhận thuế cư trú (hoặc miễn thuế) và giấy chứng nhận nộp thuế (住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書).

Lời kết

Các thủ tục liên quan đến thẻ cư trú có thể thực hiện online. Đặc biệt, việc gia hạn thẻ cư trú phải được chuẩn bị ít nhất 3 tháng, trước ngày hết hạn thời gian lưu trú.

Hy vọng với những thông tin hữu ích mà Mintoku Work cung cấp trong bài viết, các bạn sẽ chuẩn bị thật tốt và làm thủ tục gia hạn suôn sẻ.