Đối với người lao động làm việc tại xứ sở hoa anh đào, việc biết những từ ngữ tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn thường sử dụng trong công việc rất quan trọng. Đây là yếu tố cơ bản để người lao động quốc tế có thể bắt đầu công việc của mình một cách suôn sẻ.

Công việc thuộc ngành khách sạn

Tìm hiểu về công việc thuộc ngành khách sạn

Đối với công việc khách sạn, có rất nhiều vị trí khác nhau và yêu cầu kỹ năng làm việc riêng.

Bộ phận lưu trú (宿泊部)

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận đặt phòng và phục vụ khách hàng, được coi là “xương sống” của mỗi khách sạn. Nhiệm vụ của họ bao gồm:

Quầy lễ tân (フロント)

Công việc cần làm khi ở vị trí này là đứng ở quầy lễ tân và phụ trách các tủ tục diễn ra giữa thời gian nhận phòng và trả phòng của khách. Có bốn loại công việc chính là:

• Lễ tân làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách (ゲストのチェックイン、チェックアウトの手続き)
• Lễ tân nhận đặt phòng (宿泊予約受付)
• Lễ tân cung cấp thông tin, hướng dẫn khách hàng 情報提供(案内)
• Kế toán (会計)

Ngoài ra, bộ phận lễ tân sẽ ghi lại các thông tin liên quan đến sở thích, các sự kiện (sinh nhật, ngày kỉ niệm) trong thời gian lưu trú của khách hàng để cải thiện dịch vụ.

Nhân viên khách sạn Bell (ベルアテンダント)

Có nhiệm vụ mang hành lý cho khách, hướng dẫn họ đến quầy lễ tân và đưa lên phòng nghỉ ngơi theo thông tin đã đặt. Công việc này đòi hỏi nhân sự phải nhanh nhẹn, tương tác với khách hàng bằng tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn để trả lời một số thắc mắc (nếu có).

Nhân viên gác cửa (ドアアテンダント)

Nhân viên hỗ trợ khách hàng đem hành lý vào trong

Nhiệm vụ của nhân viên gác cửa là hướng dẫn khách hàng từ xe vào khách sạn một cách an toàn và thuận lợi. Đồng thời đưa xe của khách về bãi đỗ xe và lấy đồ của khách ra khỏi cốp, đem lên phòng nghỉ. Tuy thời gian tiếp xúc với khách không nhiều nhưng nhân viên gác cửa là những người đầu tiên đón khách tại khách sạn, đóng vai trò là bộ mặt của nơi nghỉ dưỡng.

Nhân viên hướng dẫn (コンシェルジュ)

Vai trò của nhân viên hướng dẫn là đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng dựa vào kinh nghiệm làm việc của bản thân. Để đáp ứng nhu cầu công việc, các bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, thu thập thông tin và chủ động làm việc, phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn.

Nhân viên dọn phòng (ハウスキーパー)

Chịu trách nhiệm dọn dẹp thật sạch sẽ trước khi khách nhận phòng và sau khi khách đã trả phòng. Bên cạnh đó, đáp ứng các yêu cầu như dịch vụ giặt là, cho thuê các thiết bị theo yêu cầu. Nhân viên dọn phòng cần kiểm tra kỹ lưỡng các đồ vật có trong phòng, đảm bảo không bị hỏng hay mất đồ sau khi khách hàng rời đi.

Bộ phận cung cấp dịch vụ ăn uống (料飲部)

Nhân viên của bộ phận làm việc tại nhà hàng

Bộ phận chịu trách nhiệm về việc cung cấp dịch vụ ăn uống tại nhà hàng và tại phòng nghỉ của khách sạn nếu khách hàng có nhu cầu đặt bữa ăn tại phòng của mình.

Để làm việc tại bộ phận này, các bạn cần biết nhiều tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn liên quan đến dịch vụ để cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết. Các công việc chính của bộ phận này, bao gồm:

Nhân viên lễ tân (レセプショニスト)

Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là đặt chỗ, cung cấp thông tin mà khách hàng đã yêu cầu tới bộ phận và đưa lại hóa đơn từ nhà hàng tới khách khi đã sử dụng xong dịch vụ ăn uống. Đây là những nhân viên đầu tiên tiếp xúc với khách hàng nên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với người sử dụng dịch vụ. Bạn cần làm tốt trách nhiệm chào đón khách, sắp xếp vị trí ngồi và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong khả năng có thể.

Bồi bàn/Phục vụ bànウェイター/ウェイトレス

Nhân viên phục vụ tại bàn có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong bữa ăn, bao gồm cung cấp tên thực đơn, nhận đơn đặt món từ khách và phục vụ đồ ăn, đồ uống theo yêu cầu. Có thể bạn sẽ thường xuyên được hỏi về các phương pháp nấu ăn, nguyên liệu, thông tin về món ăn, đồ uống. Vì thế mà người lao động quốc tế sẽ cần biết về tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn liên quan đến mảng thực phẩm để trả lời khách hàng. Ngoài ra, nhân viên có thể liên hệ với bộ phận bếp để được hỗ trợ về kiến thức nấu ăn.

Dịch vụ phòng (ルームサービス)

Cung cấp dịch vụ đem đồ ăn đến tận phòng

Dịch vụ phòng của bộ phận cung cấp dịch vụ ăn uống là công việc giao đồ ăn, thức uống mà khách đặt tới phòng của mình để thưởng thức thay vì ở nhà hàng. Tại khách sạn có nhiều du khách nước ngoài, vì vậy ngoài giao tiếp bằng tiếng Nhật, các bạn cần có kỹ năng nói bằng tiếng Anh để trò chuyện, giải đáp thắc mắc của khách hàng.

Bartender – Nhân viên pha chế rượu (バーテンダー)

Công việc của bartender là pha chế và phục vụ đồ uống cho khách tại quầy bar của khách sạn. Đây là công việc quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng, yêu cầu người làm việc phải có kỹ năng nghề nghiệp tốt, khả năng giao tiếp thân thiện với khách hàng. Đặc biệt với những vị khách vip, thường xuyên tới sử dụng dịch vụ, Bartender chính là người có thể kết nối giữa khách hàng và dịch vụ khách sạn bằng những cốc đồ uống thơm ngon, tròn vị.

Bộ phận tiệc (宴会部)

Bộ phận tiệc có trách nhiệm sắp xếp và chuẩn bị buổi tiệc như tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc sự kiện theo yêu cầu đã đặt trước của khách hàng.

Đặt tiệc (宴会予約)

Nhân viên làm vị trí đặt tiệc sẽ làm nhiệm vụ lắng nghe yêu cầu của khách hàng và thực hiện các sắp xếp về cách bố trí địa điểm, thực đơn món ăn, cách trang trí bữa tiệc, tiến độ công việc,… Sau khi đã thống nhất với khách hàng, nhân viên đặt tiệc sẽ tiếp quản công việc và thực hiện cùng các bộ phận khác. Đây là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng, bao gồm đưa ra ý tưởng, giao tiếp với khách hàng, điều phối công việc. Do đó mà việc có vốn từ tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn là yêu cầu cơ bản cần phải có.

Dịch vụ tiệc (宴会サービス)

Nhân viên phục vụ món ăn trong buổi tiệc cũng yêu cầu về tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn

Nếu làm ở vị trí này, nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và dịch vụ trước, trong và sau bữa tiệc, chẳng hạn như phục vụ đồ ăn, đồ uống, dọn dẹp vệ sinh,… Bữa tiệc càng lớn thì đòi hỏi số lượng nhân viên làm việc càng nhiều, vì vậy cần phải phân chia công việc cụ thể đến từng người để buổi tiệc diễn ra thành công tốt đẹp.

Phòng giữ đồ (クローク)

Nhân viên của phòng giữ đồ Cloakroom có nhiệm vụ trông coi hành lý, đồ dùng, áo khoác của khách để bên ngoài sảnh tiệc. Sẽ có lượng lớn khách hàng đến dự tiệc trong một khoảng thời gian ngắn nên nhân viên phòng giữ đồ cần phải sắp xếp và ghi chú cẩn thận từng món đồ, tránh để nhầm lẫn hoặc mất đồ của khách.

Phòng quản lý hành chính – kinh doanh (管理・営業部)

Đây là bộ phận phụ trách nhân sự, kế toán, kinh doanh, quan hệ công chúng,… cả hai bộ phận hành chính và kinh doanh phối hợp cùng nhau để quản lý nhân sự làm việc, phát triển kinh doanh cho khách sạn, quảng bá dịch vụ tới khách hàng.

Tìm hiểu về công việc của phòng hành chính – kinh doanh

Quan hệ công chúng (広報)

Phòng quan hệ công chúng chịu trách nhiệm quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng, website, báo chí,… để thu hút khách hàng đến khách sạn.

Quản lý nhân lực (人事)

Công việc của ban quản lý nhân lực là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực của nhân sự. Mục đích chính của quản lý nhân sự là tạo nên khối nhân sự làm việc hiệu quả và lâu dài. Đội ngũ quản lý nhân lực sẽ kiểm tra trình độ tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn của người lao động quốc tế trong quá trình phỏng vấn.

Quản lý cơ sở (施設管理)

Đây là công việc liên quan đến quản lý và sửa chữa các cơ sở vật chất của khách sạn như điều hòa, thang máy, phòng cháy chữa cháy để khách hàng có thể có một kỳ nghỉ thoải mái. Đội ngũ nhân viên được chia thành ba nhóm sau đây:

• Quản lý thiết bị (設備管理): Kiểm tra và bảo trì các thiết bị khác nhau
• Quản lý vệ sinh (清掃管理): Dọn dẹp sạch sẽ khách sạn
• Quản lý an ninh (保安管理): Phòng chống tội phạm, thiên tai có thể xảy ra

Kinh doanh (セールス)

Công việc kinh doanh /bán hàng bao gồm bán dịch vụ đặt phòng, cung cấp đồ ăn, thức uống ở nhà hàng và tổ chức tiệc cho các khách hàng (cá nhân, tổ chức, công ty).

Kế hoạch (企画)

Phòng kế hoạch có nhiệm vụ đề xuất, lập kế hoạch cho các sự kiện như biểu diễn văn nghệ trong buổi tiệc, kế hoạch nghỉ dưỡng thú vị, tour du lịch kết hợp, đồng thời xúc tiến “bán” dịch vụ. Để thu hút khách hàng cần có kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng tiếp thị và kỹ năng thu thập thông tin.

Bộ phận bếp (調理部)

Nhiệm vụ chính trong phòng bếp là gì?

Bộ phận nhà bếp có nhiệm vụ chuẩn bị các món ăn để phục vụ khách hàng tại nhà hàng, phòng tiệc. Những khách sạn lớn có nhiều nhà hàng có thể tuyển dụng tới hơn 100 nhân viên nhà bếp. Công việc cụ thể ở phòng bếp gồm có:

• Đầu bếp (シェフ)
• Người chuẩn bị thịt (ブッチャー)
• Thợ làm bánh (ベーカー)
• Người làm món tráng miệng – Pastry (ペストリー)
• Người phụ trách món nguội – Gate Manager (ガテマンジャー)

Một số từ ngữ tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn phổ biến

アーリーチェックイン: Nhận phòng sớm hơn thời gian quy định của khách sạn để làm thủ tục lưu trú.

アメニティ: Các vật dụng như dầu gội, bàn chải đánh răng, lược và mũ tắm được cung cấp trong phòng tắm và phòng vệ sinh.

インスペクション: Sau khi dọn phòng, tiến hành kiểm tra xem phòng của khách có thể được sử dụng tiếp hay không, bao gồm kiểm tra tình trạng vệ sinh và trang thiết bị.

ウェイクアップコール: Dịch vụ gọi đến phòng của khách và đánh thức họ vào thời gian họ mong muốn.

バンケット: Tiệc chiêu đãi, tiệc cưới, hội nghị quy mô lớn.

プラス・プラス: Giá đã bao gồm phí dịch vụ và thuế.

ルームチャージ: Giá áp dụng cho 1 phòng, chưa bao gồm thuế và phí dịch vụ.

Kết luận

Trong bài viết này, Minnano Tokugi đã cung cấp cho các bạn những thông tin chi tiết về công việc trong ngành khách sạn và một số từ ngữ tiếng Nhật chuyên ngành khách sạn phổ biến. Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi hữu ích với bạn đọc!