Khái niệm Naitei có thể đã quen thuộc với nhiều bạn. Nhưng vẫn có một số bạn, đặc biệt là sinh viên, vẫn chưa biết cách viết email phản hồi Naitei sao cho lịch sự, trang trọng.

Để giúp các bạn tạo ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng, trong bài viết lần này, Mintoku Work sẽ hướng dẫn chi tiết, từ A đến Z về Naitei cho những ai chưa biết. Cùng theo dõi nhé!

Cách trả lời mail khi nhận Naitei

Khái niệm Naitei

Naitei (内定) có nghĩa là thư mời nhận việc. Thông thường, sau khi bạn trải qua tất cả các bước xin việc (từ nộp đơn, đến phỏng vấn) và trúng tuyển, công ty sẽ gửi cho bạn một giấy thông báo mời bạn đi làm. Tên đầy đủ của loại tài liệu này là 内定通知書（ないていつうちしょ).

Thông thường, nội dung trên Naitei sẽ bao gồm:

• Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vị trí công việc này
• Thông báo bạn đã trúng tuyển
• Ngày chính thức gia nhập
• Những điều cần chuẩn bị trước ngày đầu tiên đi làm
• Những trường hợp có thể dẫn đến việc hủy thư mời này
• Thời hạn gửi thư xác nhận nhận việc

Lưu ý: Ở Nhật, Naitei sẽ được gửi trong vòng 1 tuần đến 10 ngày sau buổi phỏng vấn cuối cùng.

Cần làm gì khi nhận được Naitei?

Khi nhận được lời mời làm việc, điều quan trọng nhất là hãy trả lời lại sớm nhất có thể. Thông thường, để cho lịch sự, bạn nên gọi điện trao đổi, nhưng trong một số trường hợp (ví dụ: công ty gửi thư mời qua email, hoặc bạn không thể gọi được), việc phản hồi lại qua email sẽ không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Ngoài ra, lưu ý những điều sau khi viết email trả lời Naitei:

• Kiểm tra chi tiết điều kiện làm việc, và các thông tin khác trong Naitei. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy chuẩn bị sẵn câu hỏi.
• Thể hiện lòng biết ơn và ý định chấp nhận hoặc từ chối rõ ràng.
• Nêu tên của bạn kèm ngày phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ nhận diện hơn (Ví dụ: 〇〇日に面接していただきました〇〇です).
• Chú ý đến cách dùng từ ngữ.
• Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi.
• Không cần thiết phải tạo email mới, hãy ấn “reply” email mời làm việc để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ thông tin.

Trong trường hợp, bạn quyết định gọi điện thoại. Hãy lưu ý:

• Tránh gọi vào thời gian bận rộn trong ngày. Ví dụ: nếu giờ làm việc của công ty là từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều, lời khuyên là bạn nên gọi điện trong khoảng thời gian từ 10 giờ sáng đến 11 giờ sáng, hoặc từ 2 giờ chiều đến 5 giờ chiều.
• Lựa chọn nơi yên tĩnh để gọi, vừa giúp bảo mật thông tin tốt hơn, vừa dễ tập trung.
• Nếu bạn gọi điện để chấp nhận lời mời làm việc, nhiều khả năng bộ phận nhân sự sẽ thảo luận các vấn đề liên quan, như quy trình làm việc, quy định khác,… Vì vậy, bạn nên chuẩn bị một cuốn sổ để ghi chép.

Gọi điện thoại phản hồi sau khi nhận Naitei

Những lưu ý khi trả lời Naitei

Nếu bạn đồng ý nhận việc

Bên cạnh việc bày tỏ sự đồng ý, bạn cũng nên thể hiện niềm vui, hạnh phúc khi được gia nhập công ty. Đồng thời, nhấn mạnh rằng bạn sẽ nỗ lực, cố gắng cống hiến trong thời gian tới. Tuy nhiên, hãy đảm bảo trình bày đủ ý, không cần phải quá dài dòng.

Ngoài ra, quan trọng nhất là làm rõ với nhà tuyển dụng ngày mà bạn có thể bắt đầu làm việc, để họ tiện sắp xếp công việc.

Nếu từ chối lời đề nghị

Bạn cũng không nên quá thẳng thừng, như vậy, sẽ để lại ấn tượng xấu. Trước tiên, bạn cần bày tỏ lòng biết ơn, vì công ty đã tốn nhiều thời gian, công sức trong quá trình tuyển dụng. Mặt khác, bạn rất áy náy và xin lỗi vì làm phiền họ.

Về lý do từ chối, bạn có thể không tiết lộ. Nhưng nếu muốn đề cập, thì bạn nên cân nhắc các lý do như “hoàn cảnh gia đình”, “lý do cá nhân”,… Trên thực tế, cũng không có nguyên tắc cụ thể, nên bạn “tùy cơ ứng biến”.

Nếu chưa biết trả lời như thế nào

Trong trường hợp, bạn vẫn đang đợi kết quả phỏng vấn từ các công ty khác, hãy cân nhắc đến việc đề nghị nhà tuyển dụng đợi câu trả lời của bạn. Tuy nhiên, bạn nên sắp xếp lịch trình thuận tiện, để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch của công ty đã mời bạn nhận việc.

Mẫu email trả lời Naitei

Trường hợp bạn đồng ý nhận việc

Mẫu 1: Dành cho sinh viên mới tốt nghiệp

お世話になっております。△△大学□□学部の（フルネーム）です。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。心より嬉しく感じております。

ぜひとも承諾させていただきたく、ご連絡いたしました。

入社後、皆様と一緒に働けることを、楽しみにしております。

どうぞご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

その他、入社にあたり必要な手続きがありましたら、お教えいただけますと幸いです。

(Ký tên)

Mẫu 2: Dành cho người đã đi làm

[Tiêu đề] Re：選考結果のご連絡（〇〇株式会社）

[Nội dung]

＜Tên công ty＞

＜Tên phòng ban＞   ＜Người phụ trách＞

お世話になっております。

貴社の中途採用に応募しております＜名前＞です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

謹んで貴社からの内定をお受けいたします。

入社後は、今までの経験を生かし、

一日も早く貴社に貢献できるよう努めてまいります。

これからもどうぞよろしくお願いいたします。

貴社の一員として皆様にお会いできることを楽しみにしております。

まずはお礼をかねてごあいさつを申し上げます。

<Tên bạn>

<Mã bưu chính>

<Địa chỉ>

Tel: <Số điện thoại>

Email: <Địa chỉ email cá nhân>

Trường hợp bạn muốn từ chối lời mời

Tiêu đề: 内定辞退のご連絡／[Họ và tên]

〇〇〇株式会社　人事部

△△△様

大変お世話になっております。

内定のご連絡をいただきました〇〇です。

この度は、内定をいただき、誠にありがとうございました。

ご提示いただいた労働条件等も含めて慎重に検討した結果、

他社とのご縁をより強く感じたため、大変恐縮ではございますが、

内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

内定までに何度も面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、

このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。

また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、

メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

△△△様をはじめ、面接でお世話になった皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

(Ký tên)

Trường hợp bạn cần thời gian suy nghĩ

Tiêu đề：内定保留のご連絡に関しまして（自分の氏名）

株式会社〇〇

採用担当〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変恐れ入りますが、内定の返答に関しましては〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしたでしょうか。

理由としましては、他社の面接が〇月〇日にあり、そちらと比較検討したうえで決断したいと考えているためです。貴社の事業内容や営業方針には非常に大きな魅力を感じていますが、後悔のないよう慎重に考えたうえで返答したいと考えております。

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

(Ký tên)

Các thủ tục tiếp theo

Những việc còn lại sau khi phản hồi Naitei (trong trường hợp bạn đồng ý nhận việc) chỉ là bàn giao công việc ở công ty cũ, thay đổi tư cách lưu trú và bắt đầu làm việc.

Khi làm thủ tục bàn giao, bạn không nên lựa chọn ngày nghỉ việc quá gần với ngày bắt đầu đi làm ở công ty mới. Điều này nhằm giúp bạn có thêm thời gian xử lý vấn đề phát sinh liên quan đến bảo hiểm lao động, bảo hiểm xã hội,… (nếu có).

Đối với tư cách lưu trú, bạn cần thay đổi sớm, trước ngày đầu tiên đi làm. Thời gian xem xét đơn đăng ký có thể mất từ 1 đến 3 tháng. Do đó, bạn nên tranh thủ làm thủ tục nhanh nhất có thể.

Lời kết

Tóm lại, dù bạn chấp nhận hay từ chối một Naitei, điều quan trọng nhất là phải phản hồi càng sớm càng tốt. Điều không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, mà còn giúp công ty tránh mất thời gian, để họ sớm sắp xếp lịch trình tiếp nhận nhân viên mới hoặc tìm ứng viên khác thay thế.

Mặt khác, nhận được lời mời làm việc là một bước tiến lớn trong quá trình tìm việc của bạn. Tuy nhiên, đừng quên trau dồi kiến thức, tìm hiểu nhiệm vụ tại vị trí công việc mới để nhanh chóng thích nghi nhé!