Nhân viên hành chính (văn phòng) tại các bệnh viện hoặc cơ sở y tế là người hỗ trợ bác sĩ, y tá xử lý những vấn đề liên quan đến giấy tờ, và được xem như cầu nối giữa bệnh nhân với bác sĩ. Đây là một trong những công việc hấp dẫn của ngành y tế, mà ít yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm.

Vậy nhiệm vụ hàng ngày của người làm văn phòng y tế là gì? Cùng Minna No Tokugi tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu công việc của nhân viên hành chính bệnh viện

Công việc của nhân viên văn phòng y tế là gì?

Tùy thuộc vào cơ sở làm việc, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng y tế (医療事務) sẽ khác nhau. Nếu làm việc tại phòng khám nhỏ, một người có thể đảm nhiệm cả 4 công việc dưới đây. Nhưng nếu bạn làm việc tại bệnh viện, công việc sẽ được chia thành 4 vị trí riêng biệt.

Lễ tân

Khi đến bệnh viện, người bệnh nhân gặp đầu tiên thường là lễ tân. Họ sẽ nhận thẻ bảo hiểm và yêu cầu bệnh nhân điền các giấy tờ cần thiết để đăng ký khám bệnh. Đồng thời, họ cũng tư vấn và tạo hồ sơ bệnh án (ghi lại thông tin cơ bản) cho những bệnh nhân mới lần đầu đến bệnh viện.

Vì vậy, lễ tân giống như “bộ mặt” của bệnh viện hoặc phòng khám, nên yêu cầu về kỹ năng giao tiếp và thái độ phục vụ luôn cao hơn các vị trí văn phòng khác.

Kế toán

Kế toán đảm nhiệm việc tính toán và thu phí khám chữa bệnh (về nguyên tắc là khoảng 30%) dựa trên hồ sơ bệnh án. Sau đó, họ cung cấp đơn thuốc, biên lai và tiền thừa. Nếu bệnh nhân có thắc mắc về chi phí y tế, họ sẽ trực tiếp giải đáp.

Người tiếp nhận

Thông thường, bệnh nhân chỉ tự chi trả một phần chi phí khám chữa bệnh, và phần còn lại sẽ được bảo hiểm bởi chính quyền địa phương, bảo hiểm y tế quốc gia, hoặc các tổ chức khác.

Do đó, nhiệm vụ của người tiếp nhận là kiểm tra, lập và nộp hóa đơn, báo cáo, bản kê khai chi phí y tế (biên lai), của mỗi bệnh nhân trong tháng, cho các công ty bảo hiểm. Công việc này thường rất bận rộn và yêu cầu tăng ca trong khoảng cuối đến đầu tháng.

Quy tắc ứng xử của nhân viên y tế

Thư ký

Có hai nghề thư ký, bao gồm:

• Thư ký ngoại trú: chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ bệnh án, hướng dẫn bệnh nhân điền phiếu khám bệnh, vào phòng khám, làm các xét nghiệm và đặt lịch hẹn tái khám. Họ phối hợp với bác sĩ, y tá nhằm đảm bảo việc khám chữa bệnh diễn ra thuận lợi, an toàn.
• Thư ký phường: chủ yếu hỗ trợ hành chính cho bác sĩ, y tá ở các trạm y tế địa phương. Họ vừa tiếp đón bệnh nhân, vừa làm các thủ tục nhập viện, xuất viện, quản lý hồ sơ y tế và lên kế hoạch các bữa ăn, quản lý lịch trình khám chữa bệnh.

Mức lương của nhân viên văn phòng y tế

Dưới đây là bảng mô tả mức lương trung bình toàn quốc của nhân viên văn phòng y tế:

Lưu ý: Mức lương có thể khác nhau tùy theo khu vực và nơi làm việc (bệnh viện hay phòng khám). Nhìn chung, các bệnh viện lớn hoặc bệnh viện của trường đại học thường cung cấp mức lương cao hơn. Ngoài ra, tiền thưởng và phụ cấp cũng là yếu tố đáng cân nhắc khi đi xin việc.

Mức lương của nhân viên hành chính trong bệnh viện

Làm sao để trở thành nhân viên văn phòng y tế?

Thực tế, không có yêu cầu cụ thể về bằng cấp hoặc giấy phép hành nghề đối với nhân viên văn phòng y tế. Tuy nhiên, để làm tốt công việc này, bạn cần tích lũy kiến thức chuyên môn vững chắc, liên quan đến hệ thống y tế, bảo hiểm,…

Nếu có thêm các bằng cấp chứng minh bạn đủ khả năng để làm nhân viên văn phòng y tế, thì tỷ lệ trúng tuyển sẽ cao hơn.

Tham khảo các chứng chỉ sau đây:

• Kỳ thi cấp chứng chỉ kỹ năng hành chính y tế;
• Kỳ thi cấp chứng chỉ khả năng quản lý và thanh toán phí y tế;
• Kỳ thi chứng chỉ kỹ năng sử dụng máy tính trong ngành y tế;
• Kiểm tra kỹ năng thư ký y tế;
• Chứng chỉ trợ lý bác sĩ (công việc văn phòng);
• Chứng chỉ quản lý hồ sơ bệnh án.

Ngoài ra, việc tích lũy kinh nghiệm thực tế cũng là yếu tố quan trọng không nên bỏ qua. Đặc biệt, khi bạn chưa có kinh nghiệm, thì nên tìm kiếm những cơ hội việc làm bán thời gian hoặc hợp đồng để học hỏi, trau dồi kỹ năng cần thiết trước. Sau đó, hãy hướng đến việc xin làm nhân viên toàn thời gian.

Lời kết

Mặc dù công việc nhân viên văn phòng y tế không đỏi hỏi trình độ chuyên môn, bằng cấp cao, nhưng việc sở hữu nhiều chứng chỉ liên quan và kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp bạn đàm phán được mức lương khởi điểm cao. Đồng thời, việc thăng tiến cũng dễ dàng hơn.

Ngoài ra, lưu ý kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ ân cần và sự tập trung, chú ý đến từng chi tiết là những yếu tố không thể thiếu của một nhân viên văn phòng y tế giỏi.

Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Mintoku Work tại đây nhé!