Trả lời điện thoại là một trong những công việc cơ bản của người làm văn phòng. Với những ai chưa quen, các bạn có thể cảm thấy khá khó khăn khi phải liên tục dùng kính ngữ hoặc diễn đạt lịch sự quá mức. Nhưng nếu vượt qua được, bạn sẽ thấy công việc này cũng có nhiều điều thú vị.

Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Nhật

Trong bài viết này, Minna No Tokugi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản để trả lời điện thoại lưu loát, thoải mái ngay cả khi chưa có kinh nghiệm nhé!

Khi bạn nhấc máy

Nguyên tắc đầu tiên là “hãy nhấc máy trong vòng 3 lần reng”. Mặc dù trả lời điện thoại muộn cũng không gây ra vấn đề gì lớn, trừ trường hợp khẩn cấp, hoặc có cuộc họp quan trọng đột xuất. Tuy nhiên, người gọi vẫn sẽ có cảm giác như họ đang phải chờ đợi.

Nếu nhấc máy muộn:

Bạn nhớ nói xin lỗi nhé.

“大変お待たせいたしました。株式会社●●●●の●●●●でございます。”

(Xin lỗi đã để anh chị phải đợi lâu. Tôi là ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●)

 Ví dụ các mẫu câu trả lời khác:

お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます。

(Cảm ơn anh chị đã gọi điện đến. Tôi là ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●)

おはようございます。株式会社●●●●の●●●●でございます。

(Chào buổi sáng. Tôi là ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●)

Khi xác nhận tên và công việc của người kia

Thông thường, đối phương sẽ chủ động cho bạn biết tên và công ty của họ: “株式会社●●●●の●●●●です” (Đây là ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●). Để lịch sự, bạn cần lặp lại lời giới thiệu, đồng thời, ghi chép ngay thông tin. Cách nhắc lại đơn giản nhất là:

いつもお世話になっております。株式会社●●●●の●●●●様でいらっしゃいますね。

(Cảm ơn sự giúp đỡ của anh. Đây là anh ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●)

Nếu bên kia không đề cập thông tin cá nhân

Bạn có thể hỏi khéo:

誠に恐れ入りますが、御社名とお名前をうかがってもよろしいでしょうか。

(Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, nhưng tôi có thể biết tên anh chị và tên công ty được không?)

Nếu đối phương chỉ nói tên của họ

Bạn hỏi lại:

• ●●●様、差し支えなければ御社名をうかがってもよろしいでしょうか。

(Ông/Anh ●●●●, nếu ông/anh không phiền, tôi có thể biết tên công ty của ông/anh được không?

Nếu bạn không nghe rõ

Bạn nên nói:

大変恐れ入ります。お電話が少し遠いようなので、もう一度、お名前をおっしゃっていただけますでしょうか。

(Tôi rất xin lỗi. Chỗ anh chị hơi ồn, nên tôi không nghe rõ. Có thể vui lòng nói lại tên của mình được không?)

Ghi chép tên người gọi/công ty khi trả lời điện thoại bằng tiếng Nhật

Khi chuyển điện thoại cho người khác

Nếu đối phương muốn nhờ bạn chuyển điện thoại cho người khác, bạn nên lặp lại tên người cần chuyển để xác nhận, tránh việc chuyển nhầm. Ví dụ:

• ●●●でございますね。少々お待ちください

(Đây là ●●●●. Xin vui lòng đợi một lát)

Khi trao đổi với người phụ trách/cấp trên để chuyển cuộc gọi, bạn nói:

株式会社●●●●の●●●●様からお電話です。

(Đây là cuộc gọi từ Ông ●●●● của Công ty Cổ phần ●●●●.)

Nếu người phụ trách hiện không có mặt

Để lịch sự, trước tiên, bạn nên nói:

大変お待たせいたしました。

(Xin lỗi vì đã để anh chị đợi)

Sau đó, bạn giải thích tình huống:

申し訳ございませんが、●●●●はただいま外出中しておりまして、●●●●時頃に帰社予定です。

(Tôi xin lỗi, nhưng anh ●●●● đã đi ra ngoài và sẽ quay lại văn phòng vào khoảng ●●●●).

Cuối cùng, đừng quên hẹn gọi lại nhé!

折り返しお電話を差し上げるように申し伝えておきますので、お電話番号をお教えくださいますでしょうか。

(Tôi sẽ gọi lại cho anh chị sau, vì vậy, anh chị có thể cho tôi biết số điện thoại được không?)

Nếu người phụ trách bận họp

大変お待たせいたしました。申し訳ございませんが、●●●●はただいま会議に出席しておりまして、●●●●時頃に席に戻る予定です。

折り返しお電話を差し上げるように申し伝えておきますので、お電話番号をお教えくださいますでしょうか。

(Xin lỗi vì đã để anh chị đợi. Tôi xin lỗi, nhưng ●●●● hiện đang họp và sẽ sớm trở lại chỗ ngồi vào khoảng ●●●●.

Tôi sẽ gọi lại cho anh chị sau, vì vậy, anh chị có thể cho tôi biết số điện thoại được không?)

Nếu bạn muốn đề nghị đối phương để lại lời nhắn

Trong trường hợp này, hãy áp dụng các mẫu câu sau:

差し支えなければ、ご用件をおうかがいして●●●●に申し伝えます

(Nếu anh chị không phiền, cho phép tôi hỏi về vấn đề của anh chị và thông báo cho ●●●●)

差し支えなければ、ご伝言を承ります

(Nếu anh chị không phiền, tôi sẽ nhận lời nhắn của anh chị)

差し支えなければ、ご用件をおうかがいして●●●●に申し伝えます。いかがいたしましょうか。

(Nếu anh chị không phiền, tôi có thể hỏi ●●●● về vấn đề của anh chị. Được không ạ?)

Mẫu câu gọi điện thoại tiếng Nhật nếu cần chuyển cuộc gọi

Khi cúp điện thoại

Về nguyên tắc, bạn nên đợi đến khi bên kia đã cúp máy, thì mới cúp máy. Tuy nhiên, trong trường hợp đối phương không chịu cúp máy, thì bạn có thể ra tín hiệu cho người kia biết cuộc gọi đã kết thúc, bằng cách nói:

お電話ありがとうございました。失礼いたします

(Cảm ơn anh chị đã gọi cho tôi. Xin phép)

Làm gì sau khi kết thúc cuộc gọi?

Sau khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên kiểm tra lại bản ghi chú và gửi nó ngay cho người phụ trách càng sớm càng tốt. Bản ghi chú phải nêu rõ tên công ty của đối phương, ngày giờ gọi, mục đích cuộc gọi, có cần gọi lại hay không và tên của người nhận cuộc gọi (tên bạn).

Những lưu ý khi trả lời điện thoại

• Chuẩn bị sẵn sổ ghi chép và bút viết

Hãy luôn chuẩn bị sẵn sổ và bút ghi chép để lưu lại thông tin trong lúc nhận điện thoại, bởi vì nếu bạn mãi tìm kiếm dụng cụ trong lúc nhận cuộc gọi, thì sẽ không thể tập trung được.

• Chú ý giữ tông giọng vui vẻ

Khác với nói chuyện trực tiếp, bạn sẽ không thể nhìn thấy mặt, biểu cảm của đối phương qua điện thoại. Do đó, nên nói với tông giọng vui vẻ hơn bình thường một chút để thể hiện sự nhiệt tình.

• Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp

Ngay cả khi là nhân viên mới, hãy ý thức rằng bạn đang trả lời với tư cách là người đại diện công ty. Do đó, đối tác/khách hàng sẽ thông qua bạn để đánh giá toàn bộ nhân sự trong công ty. Cần cẩn thận với ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng nói,…

Lời kết

Trên thực tế, không có cách nào để vượt qua nỗi sợ tốt hơn là luyện tập nó. Có thể vào những lần đầu, bạn sẽ lúng túng, và thiếu tự nhiên khi trả lời điện thoại của khách hàng, đối tác,… Nhưng nếu bạn trải nghiệm đủ nhiều, và rút ra bài học đủ nhiều, bạn chắc chắn sẽ tiến bộ, cũng như làm việc hiệu quả hơn.

Đừng quên ghi nhớ các bí quyết và ví dụ của Minna No Tokugi ở trên để áp dụng vào thực hành nhé!