Thư ký là vị trí công việc quan trọng trong doanh nghiệp, nhưng lại ít khi được nhắc đến bởi vì phạm vi nghề nghiệp này vẫn còn khá “mơ hồ” và tùy thuộc vào từng lĩnh vực khác nhau.

Công việc của thư ký giám đốc cần kỹ năng gì?

Tuy nhiên, các thư ký giỏi thường có điểm chung là kỹ năng mềm như giao tiếp, giải quyết vấn đề,…tốt và giỏi sắp xếp, điều phối hoạt động văn phòng. Vì sao lại như vậy? Hãy cùng Minna No Tokugi tìm hiểu công việc của thư ký là gì nhé!

Thư ký là gì?

Trong doanh nghiệp, thư ký là người hỗ trợ cấp trên (giám đốc, chủ tịch,…) các hoạt động quản lý, điều phối trong văn phòng, để sếp có thể tập trung vào vai trò lãnh đạo của mình.

Vì vậy, nhiệm vụ của thư ký cũng rất đa dạng tùy thuộc vào lĩnh vực nghề nghiệp của sếp. Nhưng nhìn chung, thư ký sẽ sắp xếp lịch trình, tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, đàm phán, tiếp khách,…

Mô tả công việc thư ký văn phòng

• Sắp xếp và quản lý lịch trình:

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của thư ký là theo dõi lịch trình của sếp, bao gồm thời gian, địa điểm cuộc họp, những người cần gặp,… Sau đó, bạn báo cáo thông tin này cho cấp trên và thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu (nếu có).

Ngoài ra, thư ký cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, tổ chức hội họp, ghi biên bản, lưu trữ thông tin và thay mặt lãnh đạo truyền đạt nội dung đến cá nhân/đơn vị liên quan.

• Tiếp nhận – xử lý thông tin

Thư ký tiếp nhận, tổng hợp, sắp xếp, phân loại và hỗ trợ xử lý các giấy tờ, tài liệu từ những phòng ban khác gửi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bảo mật. Các loại tài liệu thường bao gồm báo cáo, quyết toán chi phí, thư xin việc, giấy tờ gửi cho đối tác,…

Khi có yêu cầu, thư ký cũng phải thu thập thông tin, số liệu, và biên, phiên dịch văn bản.

• Tiếp khách, trả lời email/điện thoại

Trong trường hợp có khách ghé thăm, thư ký chịu trách nhiệm đưa họ đến phòng đợi, tiếp đón, trao đổi và giải quyết vấn đề cho khách hàng trong quyền hạn của mình. Khi sếp đi vắng, thư ký sẽ thay mặt để trả lời điện thoại.

Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian cho sếp, thư ký cũng thường xuyên giúp sếp kiểm tra hộp thư email và phản hồi các email đơn giản, ít quan trọng.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng: thư ký sẽ không được phép tự quyết định mọi thứ, mà phải báo cáo trực tiếp hoặc xin ý kiến cấp trên đối với những vấn đề nghiêm trọng, có khả năng ảnh hưởng đến công ty.

Mô tả công việc của thư ký văn phòng

• Các nhiệm vụ khác

Nhìn chung, công việc của thư ký sẽ xoay quanh sếp, và hỗ trợ tốt nhất cho sếp các việc linh tinh như dọn dẹp văn phòng, đặt phòng hội nghị, mua sắm, nhận hàng chuyển phát, quản lý trang thiết bị, đặt vé máy bay, khách sạn khi sếp đi công tác,…

Ngoài ra, bạn còn phải lên kế hoạch chi tiết về thời gian đi, đến, phương tiện đi lại,… Sau đó, thư ký sẽ lập hồ sơ tạm ứng, ghi chép chi phí phát sinh trong chuyến đi công tác,…

Những kỹ năng mà một thư ký giỏi phải có

Yếu tố quan trọng nhất, quyết định một thư ký giỏi là khả năng hiểu ý sếp và những gì công ty ưu tiên, để ra quyết định phù hợp, cũng như biết phạm vi công việc cần xử lý.

Nhìn chung, những kỹ năng cần thiết bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp

Có thể nói, thư ký là trung gian liên lạc giữa sếp và những đồng nghiệp/đối tác xung quanh. Đôi khi, sếp không đủ thời gian để trao đổi, gặp gỡ tất cả mọi người, thì thư ký là cánh tay đắc lực, giúp củng cố các mối quan hệ này.

Do đó, một thư ký giỏi không thể thiếu kỹ năng giao tiếp, đàm phán khéo léo, linh hoạt, thái độ ứng xử lịch sự, hòa đồng. Để làm được như vậy, bạn phải là người có EQ (trí tuệ cảm xúc) cao, biết nhiều ngoại ngữ, và có cá tính cực kỳ kiên nhẫn, cẩn thận.

• Kỹ năng tin học văn phòng

Không giống như các vị trí đòi hỏi chuyên môn khác, công việc chính của thư ký chủ yếu liên quan đến soạn thảo văn bản, hợp đồng trên Word, thống kê chi phí đơn giản bằng Excel, hoặc chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp bằng PowerPoint.

Đây đều là những phần mềm phổ biến mà hầu như ai cũng biết, và dễ dàng sử dụng. Nhưng với vị trí thư ký văn phòng, thì các kỹ năng này sẽ được đòi hỏi cao hơn để xử lý công việc nhanh chóng.

• Tư duy logic

Là một thư ký, bạn phải có trí nhớ tốt, khả năng phân tích và lập kế hoạch, để giúp sếp quản lý thời gian biểu một cách khoa học, chặt chẽ, tránh bỏ sót bất kỳ cuộc họp quan trọng nào. Đồng thời, đảm bảo các công việc khác trong văn phòng diễn ra trơn tru.

Với tư duy logic, những nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành dễ dàng, bởi vì bạn sẽ biết chọn lọc thông tin và đặt thứ tự ưu tiên phù hợp.

Tổ chức cuộc họp là công việc của thư ký văn phòng

Làm thư ký có cần chứng chỉ gì không?

Hiện nay, các trường đại học tại Việt Nam và Nhật Bản đều không tuyển sinh những ngành học chuyên đào tạo thư ký.

Tuy nhiên, nếu bạn đã có định hướng làm thư ký trong một lĩnh vực cụ thể (ví dụ: công ty luật), thì bạn có thể đăng ký học ngành liên quan ngay từ khi còn là sinh viên đại học. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều khi đi xin việc về sau.

Ngoài ra, có hai chứng chỉ thư ký tại Nhật mà các bạn có thể tham khảo để nâng cao kỹ năng, hoặc mở rộng kiến thức toàn diện trong trường hợp, bạn muốn làm thư ký nhưng chưa có kinh nghiệm. Đó là: kỳ thi kiểm tra kỹ năng thư ký (秘書技能検定) và chứng chỉ thư ký quốc tế CBS (CBS検定).

Lời kết

Thư ký là vị trí rất quan trọng trong công ty, và cho bạn nhiều cơ hội làm việc trực tiếp với sếp. Tuy nhiên, những vị trí này thường ít tuyển bên ngoài, mà chủ yếu bạn phải bắt đầu như một “nhân viên bình thường”. Sau đó, tùy thuộc vào năng lực, bạn mới được thăng tiến lên làm thư ký.

Ngoài ra, phạm vi và nội dung công việc cũng khác nhau tùy theo từng công ty. Do đó, để trở thành thư ký giỏi trước tiên hãy rèn luyện ngoại ngữ, kỹ năng mềm và định hướng ngành học phù hợp từ sớm nhé!

Bạn có thể tham khảo thêm nội dung các công việc khác tại đây