Thay vì chờ đợi phản hồi của nhà tuyển dụng một cách bị động, tại sao chúng ta không viết thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn để tăng cơ hội trúng tuyển? Đây là chiến lược thông minh, khéo léo nhưng nhiều bạn lại bỏ quên, hoặc có viết nhưng cũng quá dài dòng, dẫn tới phản tác dụng.

Tại sao nên viết thư cảm ơn sau phỏng vấn?

Vậy viết thư cảm ơn sau khi phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt với phía công ty? Hãy để Minna No Tokugi hướng dẫn bạn từ A đến Z trong bài viết này nhé!

Ý nghĩa của thư cảm ơn sau khi phỏng vấn

Mặc dù, viết thư cảm ơn sau khi phỏng vấn không phải là việc bắt buộc, nhưng nó sẽ có ý nghĩa to lớn khi công ty đang phân vân lựa chọn giữa bạn hoặc một/hai ứng viên khác cũng có tài năng và kinh nghiệm ngang bằng bạn.

Một khi bạn thể hiện được sự nghiêm túc, và đam mê với vị trí ứng tuyển bằng lời cảm ơn lịch sự mà những ứng viên khác không làm được, bạn chắc chắn sẽ nổi bật và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng hơn.

Tuy nhiên, thư cảm ơn sau khi phỏng vấn sẽ không có tác dụng làm tăng tỷ lệ đậu, trong trường hợp bạn đã thể hiện chưa tốt, hoặc trả lời câu hỏi thiếu trôi chảy tại buổi phỏng vấn.

Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn

Bố cục của một lá thư cảm ơn sau phỏng vấn đầy đủ phải bao gồm 7 phần chính sau đây:

• Tên người phỏng vấn:

Mở đầu thư cảm ơn luôn là tên người phỏng vấn hoặc người phụ trách tuyển dụng và công ty mà bạn ứng tuyển.

• Cách viết “Kính gửi”

Tiếp theo, hãy viết lời chào hỏi đến người nhận thư. Trong kinh doanh, người ta thường sử dụng “拝啓” (Thưa ông hoặc bà) ở đầu thư và kết thúc bằng “敬具” (Trân trọng) ở cuối thư.

• Lời chúc tốt đẹp dành cho công ty

Lời chào, lời chúc sức khỏe, may mắn và thành công theo mùa là phong tục truyền thống độc đáo, thường chỉ thấy ở Nhật Bản – đất nước có đầy đủ 4 mùa: xuân, hạ, thu, đông.

Về cơ bản, lời chúc này có thể viết thêm trong thư hoặc bưu thiếp (phong bì được in ảnh ở mặt sau, và mặt trước dùng để viết lời chúc), và sử dụng cho cả mục đích riêng tư của cá nhân cũng như trong kinh doanh.

Ví dụ, nếu bạn gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn vào tháng Giêng, bạn có thể viết rằng:

新春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

(Nhân dịp năm mới, kính chúc quý doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh, thịnh vượng và lâu bền).

Tuy nhiên, để đơn giản, bạn cũng có thể chúc ngắn gọn:

貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

(Kính chúc quý công ty phát tài, phát lộc, may mắn và thành công)

Mẫu câu này phù hợp để áp dụng trong bất kỳ mùa nào.

Mẫu lời chúc đầu thư cảm ơn sau phỏng vấn

• Nội dung chính

Nội dung chính của thư cảm ơn phải bao gồm 3 ý chính sau:

Thứ nhất, bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với công ty và nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn. Lưu ý, mục đích chính của phần này là để cảm ơn, nên bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn. Ví dụ:

“時間をとって面接してもらったことに対するお礼”

(Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi)

Hoặc:

“先日はお忙しいところ、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。”

(Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã dành thời gian trong lịch trình bận rộn của mình để phỏng vấn tôi vào ngày hôm trước)

Thứ hai, trình bày về những gì khiến bạn ấn tượng và bài học bạn đã rút ra sau buổi phỏng vấn. Hãy cố gắng nói một cách cụ thể và chi tiết. Chẳng hạn như:

○○についての現場のお話は私にとって意義深く大変勉強になりました。

(Buổi nói chuyện về ○○ có ý nghĩa rất lớn đối với tôi và giúp tôi học được nhiều điều mới.)

特に○○という点に非常に共感いたしまして、益々貴社で働かせていただきたいという気持ちが強くなりました。

(Đặc biệt, tôi thực sự đồng cảm với ○○ và mong muốn được làm việc của tôi tại công ty của anh/chị càng trở nên mạnh mẽ hơn.)

Thứ ba, khẳng định lại quyết tâm và khao khát được làm việc tại công ty mà bạn ứng tuyển. Phần này cần nhất là sự chân thành và cảm xúc. Do đó, bạn nên khéo léo kết nối với ý thứ hai ở trên.

Ví dụ, bạn có thể nói rằng: sau khi biết thêm về công việc thông qua trao đổi với người phỏng vấn, tôi càng hứng thú với nó hơn. Hoặc tham khảo mẫu câu bên dưới:

“仕事に対する意欲が増し、前職の経験を活かしてぜひとも貴社に貢献したいと考えております。

(Tôi có thêm động lực làm việc và mong muốn tận dụng những kinh nghiệm trước đây của mình để đóng góp cho công ty).

• Lời chào và lời chúc ở cuối thư

Khi kết thư, hãy gửi lời chúc tốt đẹp của bạn đến công ty một lần nữa. Ví dụ:

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。

(Cuối cùng, tôi chân thành chúc quý công ty ngày càng phát triển.)

• Kết thúc thư cảm ơn

Để kết thúc thư cảm ơn sau phỏng vấn lịch sự và chuyên nghiệp, bạn không thể thiếu 3 thông tin quan trọng sau:

• “敬具” (Trân trọng)
• Ngày tháng năm
• Ký tên

Lưu ý khi gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn

• Chọn lọc từ ngữ phù hợp: 

Một lá thư cảm ơn sau phỏng vấn cũng cần sự trang trọng nhất định. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn có nghiêm túc, chuyên nghiệp, và thật sự biết ơn hay không.

Do đó, bạn nên tránh việc viết sai chính tả, ngữ pháp, sử dụng tiếng địa phương, chèn emoji – ký tự dạng hình ảnh (絵文字),… Đặc biệt, đừng quên lựa chọn kính ngữ phù hợp với môi trường kinh doanh nhé!

Từ ngữ trong thư cảm ơn sau phỏng vấn phải phù hợp với môi trường kinh doanh

• Nếu có thể, hãy viết thư tay

Mặc dù thư điện tử (email) rất phổ biến hiện nay, nhưng một lá thư viết tay sẽ cho thấy sự thành tâm của bạn hơn. Tuy nhiên, viết thư tay có nhược điểm là mất thời gian, và hạn chế việc đặt câu hỏi của bạn (trong trường hợp, bạn vẫn còn thắc mắc sau buổi phỏng vấn).

Do đó, chỉ nên lựa chọn cách này khi bạn có thời gian và có thể gửi chuyển phát nhanh.

• Chuẩn bị phong bì chuyên nghiệp

Thay vì sử dụng giấy viết thư hoặc phong bì có hoa văn, bạn nên sử dụng giấy trắng trơn. Lựa chọn viết thư theo chiều dọc hoặc chiều ngang đều được.

Loại giấy viết thư khuyên dùng hiện nay là cỡ A4 và phong bì cỡ 3 (120mm x 235mm).

Ở mặt trước của phong bì, bạn nên viết đầy đủ các thông tin sau:

• Mã zip (mã bưu điện – là dãy ký tự chữ hoặc số, nhằm định vị địa chỉ chính xác của các bưu phẩm/gói hàng).
• Địa chỉ, tên công ty.
• Tên của người phỏng vấn của công ty mà bạn đã gặp. Nếu bạn không biết tên người phụ trách, bạn có thể sử dụng cụm từ “採用ご担当者様” (Kính gửi Nhà tuyển dụng).

Ở mặt sau, ghi mã bưu điện, địa chỉ và tên của bạn để có thể nhận diện người gửi.

Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn

Dưới đây là một bức thư cảm ơn sau khi phỏng vấn “đúng chuẩn” mà các bạn có thể tham khảo:

株式会社○○

採用ご担当　○○様

拝啓

貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

面接では、貴社の事業内容に関する詳細なご説明だけでなく、業界の展望までご解説いただき、大変感謝しております。

ご説明をお聞きし、益々貴社で働かせていただきたいという気持ちが強くなりました。

今後共、なにとぞ宜しくお願いいたします。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。

20XX年X月X日

○○　○○

Kết luận

Nhìn chung, thư cảm ơn sau khi phỏng vấn nên được gửi càng sớm càng tốt, bởi vì kết quả phỏng vấn thường có rất nhanh. Lúc đó, việc gửi thư cảm ơn sẽ không còn phù hợp.

Hy vọng với những thông tin ở trên, các bạn sẽ sớm trúng tuyển công việc yêu thích. Nếu bạn có bất kỳ khó khăn gì, hãy liên hệ Minna No Tokugi để được tư vấn miễn phí nhé!