Phỏng vấn luôn là vòng quan trọng và mang tính quyết định nhất đến việc bạn có được tuyển dụng hay không. Nhưng đa phần người nước ngoài hoặc sinh viên mới tốt nghiệp thường cảm thấy khó khăn ở bước này, cũng bởi có quá nhiều nguyên tắc, lưu ý về tác phong cần nhớ khi đi phỏng vấn xin việc công ty Nhật.

Làm quen với tác phong phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản

Để tránh bị “mất điểm” hoặc đánh giá thấp bởi nhà tuyển dụng, hãy tham khảo những cách ứng xử “chuẩn” khi đi phỏng vấn theo từng bước dưới đây. Ấn tượng đầu tiên luôn rất quan trọng. Nếu chuẩn bị tốt, bạn đã nắm chắc 80% tỷ lệ thành công rồi đấy!

Trước khi bước vào phòng

Nhà tuyển dụng không chỉ đánh giá bạn khi phỏng vấn trực tiếp, mà còn chú ý đến từng cử chỉ nhỏ trong quá trình chờ đợi trước đó. Vì vậy, hãy ăn mặc lịch sự, và luôn chú ý đến dáng đứng, cách cúi chào, giao tiếp,… ngay từ lúc đến công ty.

Bước 1: Ở quầy tiếp tân

Việc cần làm trước tiên khi bước vào công ty là bạn phải đến gặp tiếp tân để thông báo họ tên, trường đại học, lý do đến và cần gặp ai.

Bước 2: Chờ đến lượt phỏng vấn

Trong suốt quá trình này, bạn nên quan sát xung quanh, tránh nói to, làm ồn, hay chăm chú điện thoại. Cách tốt nhất là cài đặt điện thoại ở chế độ im lặng/tắt nguồn.

Căng thẳng là điều khó tránh khỏi khi đi phỏng vấn. Do đó, bạn nên đến sớm từ 10 đến 15 phút để có thời gian lấy lại bình tĩnh.

Đi vào phòng 

Bước 1: Gõ cửa

Khi đến lượt phỏng vấn, bạn tiến lại và gõ cửa 3 lần. Theo văn hóa Nhật Bản, gõ 2 lần nhằm kiểm tra phòng trống (khi đi vệ sinh), và gõ 3 lần để xin phép vào phòng.

Lưu ý, nên gõ chậm rãi, từng tiếng một và tránh gõ quá mạnh, vì sẽ dễ gây ấn tượng không tốt.

Bước 2: Bước vào phòng

Sau khi gõ cửa, hãy đợi trong giây lát. Cho đến khi có người nói “どうぞ” (xin mời), thì bạn nhẹ nhàng mở cửa bước vào và nói “失礼致します” (Tôi xin phép vào phòng), đồng thời nhìn vào mắt nhà tuyển dụng.

Bước 3: Đóng cửa

Lời khuyên là không nên quay lưng về phía người phỏng vấn để đóng cửa. Khi đã vào phòng, bạn chỉ cần nghiêng một góc nhỏ, quay mặt về hướng cửa và đóng nhẹ nhàng để tránh gây tiếng động lớn.

Chào hỏi và trong quá trình phỏng vấn 

Bước 1: Chào hỏi

Sau khi đóng cửa, bạn đứng tại chỗ, quay mặt về phía người phỏng vấn và nói dõng dạc “本日はよろしくお願い致します” (Cảm ơn bạn đã dành thời gian hôm nay). Đồng thời, bạn cúi chào một góc 45 độ, và giữ nguyên tư thế khoảng 1 giây.

Nếu có 2 – 3 người phỏng vấn, chỉ cần cúi chào hướng về người ngồi giữa.

Cách cúi chào đúng khi đi phỏng vấn xin việc ở Nhật

Bước 2: Giới thiệu bản thân

Tiếp theo, bạn đi về phía ghế ngồi, rồi đứng lại bên trái ghế. Lúc này, nhà tuyển dụng sẽ đề nghị “大学名とお名前をどうぞ” (Vui lòng cho tôi biết tên và trường đại học của bạn). Hoặc bạn cũng có thể chủ động giới thiệu “××××大学のNguyen Van Aです。よろしくお願いいたします” (Tôi là Nguyen Van A đến từ trường Đại học XXXX. Cảm ơn).

Sau đó, cúi chào một góc 45 độ thêm lần nữa trong 1 giây.

Bước 3: Ngồi xuống

Bạn có thể ngồi xuống khi người phỏng vấn nói “どうぞお座りください” (Xin mời ngồi). Nhưng trước đó, đừng quên đáp lại “はい、失礼いたします” (Vâng, xin thứ lỗi) và cúi người nhẹ khoảng 15 độ, rồi mới ngồi xuống.

Bước 4: Tác phong ngồi phỏng vấn

Một buổi phỏng vấn thường có sự trang trong nhất định. Vậy nên, hãy lưu ý những điều sau khi ngồi xuống:

• Ngồi thẳng lưng;
• Chỉ ngồi khoảng 2/3 ghế;
• Không tựa lưng về phía sau;
• Không ngồi cong vai, cong lưng, đá chân về phía trước (thường bị xem là không nghiêm túc);
• Phụ nữ nên khép chân để hai đầu gối chụm lại;
• Đặt túi xách/cặp dưới chân, bên cạnh ghế ngồi để lấy sổ bút ghi chép thật nhanh;
• Áo khoác cũng đặt trên túi;
• Thường xuyên tương tác bằng ánh mắt và cười tự nhiên;
• Nam giới: nắm nhẹ tay và đặt lên hai bên đầu gối; Nữ giới: xếp hai tay chồng lên nhau và đặt nhẹ nhàng lên đùi (xem ảnh dưới)

Tác phong ngồi khi đi phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản

Ra khỏi phòng

Thông thường, bạn không nên tự ý kết thúc cuộc phỏng vấn mà cần đợi tín hiệu từ nhà tuyển dụng. Nếu không còn câu hỏi nào khác, nhà tuyển dụng sẽ nói “本日の面接は以上です。お疲れ様でした” (Đó là tất cả cho cuộc phỏng vấn hôm nay. Cảm ơn sự nỗ lực của bạn).

Lúc này, để ra khỏi phòng lịch sự, bạn tuân theo các bước hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Ngồi tại chỗ và cúi chào

Bạn giữ nguyên tư thế ngồi trên ghế, nói “ 本日は、ありがとうございました “ (Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho tôi hôm nay) và cúi chào. Sau đó, đứng dậy, di chuyển sang bên cạnh ghế, nói cảm ơn một lần nữa và cúi chào sâu để thể hiện sự biết ơn.

Lưu ý, nói lời chào/cảm ơn xong mới cúi người. Không nên vừa cúi chào vừa cảm ơn.

Bước 2: Ra khỏi phòng

Di chuyển ra cửa điềm tĩnh. Khi đến trước cửa phòng, bạn quay mặt về phía người phỏng vấn để nói “失礼します” (Tôi xin phép), rồi cúi chào nhẹ. Lưu ý vẫn duy trì tương tác mắt với người phỏng vấn. Tiếp theo, quay người nhẹ (không xoay lưng hẳn về phía nhà tuyển dụng), mở cửa từ tốn và bước ra. Đóng cửa nhẹ nhàng, lịch sự, tránh tạo tiếng động lớn.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết tác phong, cách ứng xử khi đi phỏng vấn xin việc tại Nhật Bản. Các bạn du học sinh, thực tập sinh, người sắp đi xuất khẩu lao động hay tìm việc làm thêm,… đều có thể tham khảo.

Tùy mỗi đối tượng và trường hợp, bạn có thể không cần tuân thủ đầy đủ các bước. Nhưng những lưu ý khi gõ cửa, chào hỏi và ra về thì luôn luôn cần thiết áp dụng để thể hiện khả năng thích nghi với văn hóa Nhật Bản của bạn, và giúp dễ đậu phỏng vấn hơn.

Tìm kiếm việc làm ở Nhật tại Minna No Tokugi