Một trong những giấy tờ quan trọng mà bạn cần nhận lại từ công ty khi sắp chuyển việc là thẻ bảo hiểm việc làm.

Thông thường, công ty sẽ giúp bạn giữ thẻ này trong quá trình làm việc và sẽ trả lại cho bạn khi xin nghỉ việc.

Vậy thẻ bảo hiểm việc làm là gì? Phải làm sao khi bạn không nhận được nó?

Hãy nhớ lấy lại các giấy tờ cần thiết trước khi chuyển việc ở Nhật!

Thẻ bảo hiểm việc làm là gì?

Thẻ bảo hiểm việc làm (雇用保険被保険者証) là giấy chứng nhận được cấp cho người đã đăng ký bảo hiểm việc làm. Đây là tài liệu không thể thiếu khi bạn nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, đào tạo và giáo dục, hoặc yêu cầu xác định mức đóng bảo hiểm hưu trí phúc lợi.

Mỗi người lao động có một mã số thẻ bảo hiểm việc làm duy nhất. Mã số đó sẽ đồng hành cùng bạn từ khi bắt đầu đi làm đến khi nghỉ hưu.

Dù bạn thay đổi công việc và chuyển sang công ty khác bao nhiêu lần, thẻ bảo hiểm việc làm cũng sẽ được chuyển sang công ty tiếp theo cùng bạn.

Phân biệt thẻ bảo hiểm việc làm và giấy chứng nhận nghỉ việc

Hai loại giấy tờ này thường bị nhầm lẫn với nhau. Nhưng có sự khác biệt lớn về mục đích sử dụng:

• Thẻ bảo hiểm việc làm là tài liệu chứng minh rằng bạn là “người tham gia bảo hiểm việc làm” khi nộp đơn xin thủ tục chuyển giao bảo hiểm việc làm tại công ty mới, xin trợ cấp giáo dục và đào tạo hoặc xin trợ cấp thất nghiệp.
• Giấy chứng nhận nghỉ việc là tài liệu chứng minh rằng bạn đã nghỉ việc tại một công ty và cần để xin trợ cấp thất nghiệp, chứ hiếm khi được yêu cầu nộp giấy này khi chuyển việc.

Ai là người giữ thẻ bảo hiểm việc làm?

Về nguyên tắc, thẻ bảo hiểm việc làm sẽ được trao cho người lao động ngay khi có quyết định cấp (vào thời điểm lần đầu tiên trở thành nhân viên). Nhưng vì đây là tài liệu quan trọng, và sẽ được chuyển tiếp khi bạn chuyển việc, nên công ty có thể giữ nó, để gửi lại cho bạn khi nghỉ việc. 

Mặt khác, khi gia nhập công ty mới, chủ lao động cũng sẽ yêu cầu bạn nộp thẻ bảo hiểm việc làm. Đó là lý do bạn cần nhớ lấy lại giấy tờ này từ công ty cũ, khi nghỉ việc.

Cách đọc thông tin trên thẻ bảo hiểm việc làm

Thẻ bảo hiểm việc làm mẫu

Thẻ bảo hiểm việc làm là tờ giấy nền trắng, có chiều rộng 210 mm và chiều cao 77 mm. Những thông tin trên thẻ được in bằng mực đen. 

Tùy vào nơi cấp, nội dung trên thẻ có thể khác biệt một chút, nhưng nhìn chung, vẫn đảm bảo chứa những thông tin sau:

• Mã số bảo hiểm (gồm 11 chữ số, ấn định riêng cho mỗi người lao động).
• Tên và ngày sinh của người được bảo hiểm.
• Ngày thông báo xác nhận (là ngày bạn hoàn tất thủ tục lấy thẻ tại Hello Work).
• Ngày phát hành (là ngày bạn đủ điều kiện tham gia bảo hiểm việc làm, có thể là ngày hoàn tất việc thay đổi điều kiện làm việc hoặc ngày gia nhập công ty).
• Tên viết tắt của chi nhánh văn phòng cấp thẻ bảo hiểm.

Lưu ý: Người khác không thể biết được quá trình chuyển việc hoặc lịch sử công việc của bạn từ trước đến nay, khi xem thẻ bảo hiểm việc làm. Do đó, bạn không cần quá lo lắng!

Điều kiện tham gia bảo hiểm việc làm

Để đăng ký thẻ bảo hiểm việc làm, bạn phải làm việc tại một doanh nghiệp có cung cấp bảo hiểm việc làm theo đúng quy định pháp luật. Ngoài ra, về nguyên tắc, bạn còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thời gian làm việc bình thường ​​mỗi tuần là 20 giờ trở lên.
• Dự kiến ​​làm việc liên tục từ 31 ngày trở lên.

Trong đó:

• Thời gian làm việc bình thường hàng tuần được quy định trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty, không tính đến thời gian nghỉ giải lao hoặc nghỉ cuối tuần.
  Ví dụ: Nếu bạn làm việc 3 ngày (8 giờ/ngày, kể cả 1 giờ nghỉ giải lao) một tuần, thì số giờ làm việc bình thường thực tế chỉ là 21 giờ, đáp ứng điều kiện tham gia bảo hiểm việc làm.
• “Dự kiến ​​làm việc liên tục trên 31 ngày” có nghĩa là loại hình công việc bạn được thuê không phải là công việc bán thời gian ngắn hạn, hoặc dù không nêu rõ thời gian thuê, nhưng công ty không đề cập đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, thì điều kiện tham gia bảo hiểm việc làm vẫn được đáp ứng.

Lưu ý: Bảo hiểm việc làm không chỉ là chế độ dành cho người lao động toàn thời gian, mà còn áp dụng với các hình thức làm việc khác như bán thời gian, thời vụ, hợp đồng (ngoại trừ các ngành nông, lâm, thủy sản).

Phải làm sao khi bị mất thẻ bảo hiểm việc làm?

Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể liên hệ với công ty để yêu cầu trả lại thẻ bảo hiểm việc làm khi nghỉ việc. Tuy nhiên, nếu không may làm mất thẻ, bạn có thể làm thủ tục xin cấp lại trực tiếp tại Hello Work hoặc làm online, như sau:

Làm thủ tục tại Hello Work

Thẻ bảo hiểm việc làm có thể được cấp lại ngay trong ngày tại Hello Work. Để đăng ký xin cấp lại, bạn cần chuẩn bị hồ sơ, gồm:

• Đơn xin cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm (tải tại đây).
• Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt, như bằng lái xe, thẻ cư trú, thẻ My Number,…
• Thông tin của công ty bạn đã từng làm việc (tên, địa chỉ trụ sở chính và số điện thoại).
• Giấy chứng nhận bằng cấp do các cơ quan có thẩm quyền cấp/phát hành.
• Trường hợp thuê bên thứ ba làm thủ tục, thì phải có con dấu đại diện (nếu người đó tự mình làm thủ tục thì không cần con dấu).
• Nếu người đại diện nộp đơn, vui lòng gửi “giấy ủy quyền” (委任状), “tài liệu xác minh danh tính của người được ủy quyền” (代理人の本人確認書類) và “tài liệu xác minh danh tính của người xin cấp thẻ” (ご本人の本人確認書類).

Thủ tục xin cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm ở Nhật

Làm thủ tục online

Trước tiên, bạn cần cài đặt ứng dụng, bằng cách:

1. Cài đặt ứng dụng e-Gov để đăng ký tài khoản tại đây.
2. Sau khi khởi chạy “e-Gov”, hãy nhập thông tin được yêu cầu từ MyPage của bạn và nhấn nút gửi.

Khi hồ sơ đăng ký tài khoản của bạn hoàn tất và được xác nhận, bạn sẽ nhận được thông báo qua email từ e-Gov. Lúc này, bạn có thể đăng ký cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm.

Để nộp đơn xin cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm qua ứng dụng, bạn sẽ cần đính kèm “giấy tờ xác minh danh tính” (本人確認書類) như bằng lái xe và “chữ ký điện tử” (電子署名), giống như con dấu do chính quyền địa phương chứng nhận. Vì vậy, hãy nhớ chuẩn bị trước.

Đăng ký qua đường bưu điện

Ngoài hai cách trên, bạn cũng có thể chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và gửi qua đường bưu điện đến chi nhánh văn phòng Hello Work gần nhất. Ví dụ: Ở Chiba có văn phòng Hello Work phường Chuo, Mihama,…

Các giấy tờ bao gồm:

• Đơn xin cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm
• Bản sao giấy tờ xác minh danh tính
• Phong bì phản hồi (có dán tem)

Nếu nộp đơn qua đường bưu điện, có thể mất khoảng hai tuần để đơn đăng ký của bạn được xử lý và có quyết định cấp thẻ.

Lưu ý: Không thể cấp lại thẻ bảo hiểm việc làm cho những người không đủ điều kiện tham gia hoặc những người đã nghỉ hưu trên 7 năm.

Có thể nộp bản sao của thẻ bảo hiểm việc làm không?

Bạn sẽ cần mã số bảo hiểm để đăng ký bảo hiểm việc làm. Chỉ cần bạn biết số đó thì bản sao Giấy chứng nhận bảo hiểm việc làm cũng được chấp nhận.

Tuy nhiên, một số công ty có thể yêu cầu nộp các giấy tờ gốc. Vì vậy hãy nhớ hỏi người phụ trách tại công ty mới của bạn để được hướng dẫn.

Nếu bạn cần cấp lại Giấy chứng nhận bảo hiểm việc làm, hãy tham khảo phần xin cấp lại ở trên.

Lời kết

Nhìn chung, thẻ bảo hiểm việc làm là giấy tờ quan trọng, nên hãy giữ cẩn thận để quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ. Nếu không may làm mất, bạn nên ghé văn phòng Hello Work để đăng ký cấp lại sớm.

Hy vọng với hướng dẫn của Mintoku Work ở trên, các bạn sẽ áp dụng thành công.