Bàn giao công việc là bước không thể thiếu khi bạn đã nộp đơn xin từ chức tại công ty.

Quá trình bàn giao không chỉ liên quan đến việc gửi lại tất cả những gì bạn đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho nhân viên mới, mà còn phải trả lại những giấy tờ, vật dụng thuộc quyền sở hữu của công ty cho công ty.

Đồng thời, bạn cũng cần nhận lại những thứ thuộc về mình, để nộp tại nơi làm việc mới. Vậy giấy tờ cần khi chuyển việc ở Nhật bao gồm những gì?

Giấy tờ cần khi chuyển việc ở Nhật

Các loại giấy tờ bạn cần trả lại công ty khi nghỉ việc

Khi xin nghỉ, bạn phải trả lại tất cả tài liệu, vật dụng liên quan đến công việc, được công ty cho mượn, hoặc mua bằng ngân sách công ty. Chẳng hạn như:

Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険被保険者証)

Bảo hiểm y tế của bạn là phúc lợi do công ty cung cấp, nên tất nhiên, nó sẽ hết hiệu lực vào ngày bạn nghỉ việc. Dù bạn có giữ lại thẻ bảo hiểm y tế, thì nó cũng không còn giá trị sử dụng. Do đó, bạn nên gửi trả công ty, trước ngày làm việc cuối cùng.

Khi chuyển sang công ty mới, bạn sẽ đăng ký bảo hiểm y tế tại công ty đó. Nếu không, bạn có thể tham gia bảo hiểm y tế quốc dân hoặc chế độ bảo hiểm liên tục tự nguyện.

Thẻ nhân viên, danh thiếp (社員章, 名刺)

Bạn có trách nhiệm phải trả lại bất cứ thứ gì chứng minh bạn là nhân viên công ty (ví dụ: danh thiếp, thẻ nhân viên). Nếu làm mất, bạn sẽ phải đền tiền. 

Các vật dụng khác

Sách, đồ dùng văn phòng, đồng phục,… cũng là tài sản của công ty và cần được trả lại. Ngoài ra, nếu bạn được phát laptop trong quá trình làm việc, hãy sao lưu dữ liệu quan trọng, sau đó, xóa sạch ổ đĩa, và trả laptop lại cho công ty. 

Lưu ý: Không nên làm lộ tài liệu bí mật của công ty ra ngoài, ngay cả khi bạn đã nghỉ việc. Nếu bị phát hiện, bạn có thể bị kiện, và xử lý theo quy định pháp luật.

Các loại giấy tờ được nhận từ công ty

Bên cạnh các giấy tờ phải trả, bạn cũng đừng quên lấy lại những giấy tờ thuộc về mình, từ phía công ty. 

Thẻ bảo hiểm việc làm (雇用保険被保険者証)

Thẻ bảo hiểm việc làm là giấy chứng nhận bạn đã đăng ký bảo hiểm việc làm. Đây là chế độ hỗ trợ sinh hoạt phí cho người lao động, trong trường hợp bị đuổi việc, buộc nghỉ việc do công ty phá sản, hoặc cơ cấu lại nhân sự.

Về nguyên tắc, thẻ này do công ty giữ. Và khi chuyển việc, bạn cần gửi nó cho công ty mới. Vì vậy, hãy xin lại thẻ bảo hiểm việc lại từ công ty cũ trước khi chuyển sang công ty mới nhé!

Sổ Nenkin (年金手帳)

Sổ hưu trí là sổ ghi chép và lưu trữ thông tin (tên, địa chỉ, số lương hưu cơ bản,…) của những người tham gia hệ thống lương hưu quốc gia. Khi bạn đủ 20 tuổi, và bắt đầu đóng Nenkin, bạn sẽ được cấp sổ này.

Đây cũng là loại giấy tờ phải nộp cho chủ lao động, vào thời điểm bắt đầu một công việc mới. Tùy từng công ty, nhân viên sẽ được yêu cầu nộp bản gốc hoặc bản sao. Nếu bạn nộp bản gốc, hãy nhớ xin lại khi nghỉ việc nhé!

Nhận lại sổ Nenkin khi chuyển việc tại Nhật

Phiếu khấu trừ thuế (源泉徴収票)

Phiếu khấu trừ thuế thể hiện thu nhập, số tiền thuế bạn đã nộp và được khấu trừ trong một năm. Công ty sẽ dùng nó để thực hiện điều chỉnh thuế thu nhập cuối năm giúp bạn.

Nếu bạn nghỉ việc và chuyển sang công ty mới trong cùng một năm, bạn cần xin phiếu này từ công ty cũ để giao lại cho công ty mới. Ngay cả khi bạn nghỉ việc và chưa có ý định xin việc lại trong một thời gian, bạn vẫn cần phiếu khấu trừ thuế để tự làm thủ tục nộp tờ khai thuế ở cơ quan thuế.

Giấy chứng nhận nghỉ việc (離職票)

Đây là văn bản chính thức xác nhận bạn đã nghỉ việc và bắt buộc phải có khi làm thủ tục xin trợ cấp thất nghiệp.

Bạn có thể nhận được giấy này tại Hello Work, nhưng trước đó, phải đề nghị hoặc xin công ty cấp. Bởi vì đây không phải tài liệu bắt buộc trả cho nhân viên khi nghỉ việc, nên nhiều công ty sẽ không đồng ý phát hành, trừ khi bạn có nguyện vọng.

Lưu ý: Bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận nghỉ việc, trong vòng 10 ngày kể từ ngày rời công ty. 

Giấy tờ này thường không cần thiết, nếu bạn chuẩn bị tìm công việc mới ngay sau khi nghỉ việc.

Trong trường hợp, bạn không lấy được giấy “離職票”, bạn có thể xin giấy “退職証明書”, thường do công ty cấp cho nhân viên nghỉ việc có nhu cầu.

Giấy này có thể thay thế 離職票 khi làm thủ tục xin trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp. Theo luật lao động, công ty phải cấp giấy này cho người lao động trong vòng 2 năm kể từ lúc nghỉ việc. Bạn cũng có thể xin cả hai giấy..

Giấy tiến cử/Thư giới thiệu (推薦状)

Giấy này không bắt buộc phải có. Nhưng nếu bạn là nhân viên xuất sắc, có năng lực tốt tại công ty cũ, hãy cân nhắc xin công ty cũ viết giấy tiến cử, để bạn đưa vào hồ sơ xin việc, nhằm gây ấn tượng trong quá trình tìm việc mới.

Giấy tiến cử thể hiện đánh giá của cấp trên về phẩm chất, khả năng, thành tựu,… của bạn trong quá trình làm việc chung.

Giấy tờ cần nộp cho công ty mới

Các giấy tờ cần nộp thường khác nhau tùy yêu cầu của từng công ty. Nhưng về cơ bản, những giấy tờ dưới đây là không thể thiếu:

• Sổ Nenkin
• Thẻ bảo hiểm việc làm
• Phiếu khấu trừ thuế

Ngoài ra, còn có:

Mẫu khai báo giảm trừ người phụ thuộc

Theo quy định, tất cả người lao động làm công ăn lương, kể cả những người không có người phụ thuộc, phải nộp giấy này cho công ty.

Nếu bạn không nộp, bạn sẽ không thể nhận các khoản khấu trừ thuế thu nhập (ví dụ: khấu trừ phụ thuộc), và điều này sẽ làm ảnh hưởng đến thuế thu nhập/thuế cư trú trong năm tới của bạn.

Mẫu khai báo sẽ do công ty cung cấp. Bạn chỉ cần điền chính xác thông tin và đóng dấu.

Thông báo chuyển lương

Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động quy định tiền lương phải được thanh toán bằng tiền mặt. Hình thức trả lương chuyển khoản chỉ hợp pháp khi có sự đồng ý của người lao động, thông qua đơn xin chuyển lương (thông báo chuyển lương).

Trên biểu mẫu này, bạn cần điền đầy đủ thông tin về tài khoản ngân hàng, tên, mã số nhân viên,… Biểu mẫu thường do công ty cung cấp.

Kết luận

Quá trình chuyển việc không thể thiếu các loại giấy tờ cần bàn giao và nhận lại. Để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, hãy lập danh sách những việc cần làm theo thứ tự bạn nhé!