Khi tìm việc (đặc biệt, thông qua cơ quan nhân sự hỗ trợ chuyển đổi việc làm), bạn sẽ phải viết email phản hồi để ứng tuyển, đặt lịch/từ chối phỏng vấn, cảm ơn sau buổi phỏng vấn,…

Mặc dù cấu trúc của các email cũng tương tự như email thông thường, nhưng nội dung sẽ khác nhau và cần lưu ý một số điểm. Hãy để Mintoku Work giải thích chi tiết (kèm mẫu) ngay sau đây nhé!

Viết email ứng tuyển công việc

Cấu trúc cơ bản của email trả lời khi chuyển việc

Cấu trúc của email trả lời khi chuyển việc cũng tương tự như các email bình thường, bao gồm 3 phần chính:

• Tiêu đề: Nhằm truyền tải chính xác, ngắn gọn và đầy đủ mục đích chính của email.
• Nội dung (Email/Lời chào/Tên người nhận/Mục đích viết/Phân tích/ Kết luận): Lưu ý không nên nhầm lẫn tên người nhận; Cấu trúc tên người nhận bao gồm: “Ông/Bà + Tên + Tên phòng ban + Tên công ty”; Nội dung email nên được chia thành từng đoạn từ 20 – 30 ký tự hoặc sắp xếp thông tin theo các gạch đầu dòng; Lời chào/lời chúc cuối thư giúp gây ấn tượng tốt hơn.
• Chữ ký: Hãy nhớ bao gồm thông tin liên hệ của bạn, như tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email. Nếu có chữ Kanji khó đọc, bạn cũng nên chú thích bằng Furigana. Sử dụng số điện thoại và địa chỉ email cá nhân của bạn, thay vì của công ty mà bạn đang làm việc.

Các mẫu email thường dùng trong quá trình chuyển việc

Email trả lời khi nhận được lời mời ứng tuyển

Nếu đăng ký chức năng nhận thông báo cơ hội việc làm từ các công ty nhân sự (hỗ trợ chuyển việc), bạn có thể nhận được nhiều lời mời ứng tuyển.

Dưới đây là ví dụ về email trả lời đối với công việc mà bạn quan tâm. Tất nhiên, không có vấn đề gì nếu bạn không muốn trả lời các email mời ứng tuyển từ công ty hỗ trợ chuyển việc.

○○株式会社

採用担当　□□様

お世話になります。●●と申します。

この度はスカウトのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社の求人内容・採用背景を拝見し、○○の取り組みに魅力を感じました。

私の○○・○○の経験を活かせるのではないかと考えております。

＜応募前に面談を希望する場合＞

応募前に一度面談の機会をいただければ幸いです。

○月○日～○月○日頃は比較的余裕がございます。

（※都合の良い曜日・時間帯が明確な場合は、「○曜日の○時～○時頃は対応可能でございます」などと記載する）

候補日時を挙げていただけましたら幸いです。

＜面談なしでの応募を希望する場合＞

ぜひ応募させていただきたく、今後のスケジュールをお知らせいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Công ty TNHH ○○ 

Nhân sự tuyển dụng: Anh/Chị □□

Cảm ơn sự hỗ trợ từ anh/chị. Tên tôi là ●●.

Cảm ơn rất nhiều vì đã liên hệ và đề xuất công việc này với tôi.

Sau khi đọc kỹ mô tả công việc và giới thiệu công ty, tôi rất ấn tượng trước tầm nhìn, triết lý kinh doanh của công ty. Tôi tin rằng mình có thể tận dụng kinh nghiệm để đóng góp trong lĩnh vực ○○・○○.

<Nếu anh/chị muốn phỏng vấn trước khi ứng tuyển>

Hãy cho tôi cơ hội được phỏng vấn trước khi nộp đơn. Hiện tại, tôi có quỹ thời gian rảnh giữa ngày ○ tháng ○ và ngày ○ tháng ○.

(Nếu anh/chị đã xác định lịch trình chắc chắn về ngày hoặc giờ phù hợp, hãy phản hồi đại loại như “Tôi có thời gian từ ○ đến ○ vào ngày ○ trong tuần”).

Tôi rất cảm kích nếu anh/chị có thể liệt kê ngày giờ phỏng vấn cụ thể dành cho ứng viên.

<Nếu chỉ nộp đơn mà không cần phỏng vấn>

Tôi muốn ứng tuyển công việc này. Hy vọng anh/chị có thể chia sẻ cho tôi biết các bước tuyển dụng tiếp theo.

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị.

========

Tên

Mã bưu điện + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

========

Trả lời email ứng tuyển lịch sự để gây ấn tượng tốt

Email phản hồi khi được hướng dẫn nộp đơn ứng tuyển

Khi đại lý hoặc công ty chuyển việc hướng dẫn ứng viên gửi CV cũng như một số tài liệu khác, bạn có thể phản hồi như sau:

株式会社○○エージェント

△△様

先日面談をさせていただいた●●と申します。

ご多忙の中、お時間いただきありがとうございました。

ご紹介いただいた○社の○○職に応募したく履歴書を添付いたします。

なお、添付書類にはパスワードを設定しております。

別途、メールにてお知らせいたしますので

併せてご確認くださいますようお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、

何卒、よろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Đại lý ○○ 

Công ty TNHH △△

Tên tôi là ●● và tôi đã tham gia phỏng vấn vào ngày hôm trước.

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trong lịch trình bận rộn của mình để trò chuyện với tôi.

Tôi viết email này để xin ứng tuyển vào vị trí ○○ tại công ty ○ mà anh/chị đã giới thiệu, đồng thời, xin đính kèm sơ yếu lý lịch (CV).

Hãy chú ý: các tài liệu đính kèm có sử dụng mật khẩu bảo vệ.

Tôi sẽ gửi riêng cho anh/chị qua email.

Hãy kiểm tra thêm điều này.

Tôi xin lỗi vì đã làm phiền trong lúc anh/chị bận rộn.

Tôi rất biết ơn nếu có cơ hội được phỏng vấn.

Hy vọng nhận được sự hợp tác từ anh/chị.

========

Tên

Mã bưu điện + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

========

Email đặt lịch phỏng vấn

Điều quan trọng nhất trong email đặt lịch phỏng vấn là xác nhận lại ngày giờ mà đại lý/công ty nhân sự đã cung cấp. Ngoài ra, hãy thể hiện sự hào hứng đối với cuộc phỏng vấn và cảm ơn vì những lời khuyên mà bạn nhận được.

株式会社○ ○ エージェント

△△様

お世話になっております。●●です。

株式会社■■の面接の日程調整、ありがとうございます。

以下の日時で承知いたしました。

○ 月○ 日（○ ）00:00～

△△様にアドバイスをいただいた点を踏まえ、

しっかりと事前準備をして面接に臨みたいと思います。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Công ty TNHH ○ ○ 

Đại lý △△

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị. Đây là ●●.

Cảm ơn anh/chị đã sắp xếp lịch phỏng vấn cho tôi với công ty ■■ Co., Ltd.

Tôi xin xác nhận lại ngày và giờ phỏng vấn như sau:

Ngày/Tháng (○) 00:00～

Theo lời khuyên của Anh △△, tôi sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn.

Cảm ơn anh/chị đã luôn hỗ trợ tôi.

========

Tên

Mã bưu điện + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

========

Buổi phỏng vấn xin việc ở Nhật

Email từ chối phỏng vấn

Đối với email từ chối phỏng vấn, đừng chỉ từ chối, mà hãy đưa ra nhiều lý do để công ty nhân sự hiểu những lo lắng của bạn, cũng như xác định rõ những điểm cần cải thiện trong dịch vụ của họ. 

Trong trường hợp, bạn từ chối phỏng vấn với công ty ứng tuyển, việc cung cấp lý do cụ thể sẽ lịch sự hơn. Ngoài ra, đừng quên bày tỏ lòng biết ơn đối với việc họ đã dành thời gian sắp xếp cuộc gặp với bạn. 

• Email từ chối cuộc phỏng vấn do công ty nhân sự sắp xếp

株式会社○○エージェント

△△様

お世話になっております。●●です。

○月○日○時より予定されている株式会社■■の二次面接につきまして

辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、ご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

一次面接でのやりとりを踏まえて、改めて自身の転職理由や

今後取り組みたい仕事と照らし合わせて考えたところ、

■■社ではない、別の企業に挑戦したいと考えたことが理由です。

身勝手なお願いで恐れ入りますが、

何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Đại lý ○○ 

Công ty TNHH △△ 

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị. Đây là ●●.

Về cuộc phỏng vấn thứ hai với công ty TNHH ■■ dự kiến diễn ra ​​vào giờ ○ ngày ○ tháng ○, tôi viết email này để đề nghị anh/chị giúp tôi từ chối lời mời.

Tôi rất xin lỗi vì đã khiến anh/chị mất thời gian sắp xếp dù công việc bận rộn. 

Sau khi trao đổi với người phỏng vấn ở vòng đầu tiên, tôi đã suy nghĩ lại mục tiêu chuyển việc, cũng như định hướng trong tương lai của mình. Vì vậy, tôi muốn thử thách ở một môi trường khác, thay vì công ty ■ ■.

Tôi rất xin lỗi vì yêu cầu này khá ích kỷ, nhưng tôi hy vọng anh/chị sẽ thông cảm và kiên nhẫn.

========

Tên

Mã bưu điện + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

========

• Email từ chối phỏng vấn gửi tới công ty ứng tuyển

◯◯株式会社

人事部　□□様

お世話になっております。●●でございます。

◯月◯日◯時よりお約束しております二次面接につきまして

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により

面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐れ入りますが、

何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びするべきところでございますが、

メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Công ty TNHH ◯◯

Phòng nhân sự □□

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị. Đây là ●●.

Về cuộc phỏng vấn thứ hai dự kiến ​​vào diễn ra vào giờ ◯ ngày ◯ tháng ◯, tôi rất lấy làm tiếc phải viết email này để từ chối tham gia cuộc phỏng vấn vì lý do cá nhân.  

Tôi thành thật xin lỗi vì khiến anh/chị mất thời gian quý báu trong lịch trình bận rộn của mình. Ngoài ra, tôi xin lỗi vì gây ra sự bất tiện này, do hoàn cảnh cá nhân, nhưng tôi mong anh/chị có thể hiểu và thông cảm.

Đáng lẽ tôi nên xin lỗi trực tiếp, nhưng tôi chỉ thông báo qua email. Chúc anh/chị mọi điều tốt đẹp nhất và hy vọng công ty tiếp tục phát triển thành công, thịnh vượng.

========

Tên

Mã bưu điện + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

========

Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn

◯◯株式会社

人事部　□□様

お世話になっております。

本日、二次面接の機会をいただいた●●と申します。

二次面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。

前回の面接の内容に基づき、貴社のビジョンや役割に対する

さらなる理解を深めることができました。

二次面接で触れた○○について、

共有いただける範囲で構いませんので、詳細な情報をお伺いしたく思っています。

ご多忙の中大変恐れ入りますが、ご確認の程お願い申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展と○○様のご多幸をお祈り申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝

氏名

郵便番号＋住所

電話番号

メールアドレス

＝＝＝＝＝＝＝＝

Công ty TNHH ◯◯

Phòng nhân sự □□

Cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị.

Tên tôi là ●● và hôm nay tôi đã có cơ hội được phỏng vấn lần thứ hai. Tôi rất biết ơn vì đã được trao cho cơ hội lần này. 

Từ nội dung của cuộc phỏng vấn lần trước, tôi có thể hiểu sâu sắc hơn về tầm nhìn và vai trò của công ty.

Và trong lần phỏng vấn thứ hai này, tôi muốn biết thêm thông tin chi tiết về chủ đề đã được đề cập, miễn nằm trong phạm vi anh/chị có thể chia sẻ.

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cho tôi cơ hội tham gia buổi phỏng vấn. Tôi xin lỗi vì gây ra sự bất tiện trong lịch trình bận rộn của anh/chị, nhưng tôi rất mong nhận được sự xác nhận của anh/chị.

Cuối cùng, tôi xin kính chúc công ty tiếp tục phát triển thành công và mọi điều tốt đẹp nhất sẽ đến với anh/chị.

============

Tên

Mã bưu chính + địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

============

Hỗ trợ chuyển việc miễn phí trên Mintoku Work

Nếu bạn đang tìm việc Tokutei, kỹ sư mới, hoặc gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục chuyển việc, hãy liên hệ ngay với Mintoku Work để được hỗ trợ miễn phí nhé!

Ngoài ra, Mintoku Work thường xuyên cập nhật nhiều cơ hội việc làm trong đa dạng ngành nghề như khách sạn, nhà hàng, chế biến thực phẩm, IT, phiên dịch,…

Với bộ lọc chi tiết (theo ngành, địa điểm, từ khóa,…), bạn có thể dễ dàng lọc ra những công việc đáp ứng nhu cầu bản thân.

Đồng thời, công cụ tính lương về tay tự động giúp tiết kiệm thời gian tính toán, cũng như dễ dàng so sánh các cơ hội việc làm. Truy cập ngay tại đây nhé!

Lời kết

Trên đây là các mẫu email thường gặp trong quá trình chuyển việc. Hy vọng các bạn tham khảo và áp dụng thành công nhé!